Vorstandswechsel im Verein: Digitale Übergabe ohne Chaos

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Alle zwei bis vier Jahre wechselt der Vorstand — und mit ihm geht oft das gesamte digitale Wissen. Wo liegen die Zugangsdaten? Wer hat die Website zuletzt aktualisiert? Welche Verträge laufen? Hier ist eine Checkliste, damit der Übergang klappt, ohne dass etwas verloren geht.

Das Problem: Wissen verschwindet mit Personen

In den meisten Vereinen liegt das digitale Wissen bei einer einzigen Person. Die kennt das Website-Passwort, hat den Hosting-Zugang, weiß, wo die Bilder gespeichert sind. Wenn diese Person den Vorstand verlässt, steht der Nachfolger vor einem Rätsel.

Das ist kein Sonderfall — das ist der Normalfall. Wir erleben das bei fast jedem Verein, den wir betreuen. Und je länger ein Vorstandsmitglied im Amt war, desto mehr hat sich angesammelt, das nirgendwo dokumentiert ist.

Die digitale Übergabe-Checkliste

Druckt diese Liste aus und geht sie gemeinsam durch — alter und neuer Vorstand zusammen. Am besten mit einer Stunde Zeit und einem Kaffee.

Website & Hosting

  • Bei welchem Anbieter läuft das Hosting? (Name, Login-URL, Zugangsdaten)
  • Wer ist Domain-Inhaber? (Prüfen unter denic.de für .de-Domains)
  • WordPress-Admin-Zugang: URL, Benutzername, Passwort
  • Gibt es weitere Benutzer-Accounts? Welche Rollen haben sie?
  • Welches Theme und welche Plugins sind installiert? Gibt es kostenpflichtige Lizenzen?
  • Wer hat zuletzt Backups gemacht? Wo liegen sie?
  • Impressum und Datenschutzerklärung: Stimmen die Angaben noch? (Vorstandsname, Adresse)

E-Mail & Kommunikation

  • Vereins-E-Mail-Adresse: Bei welchem Anbieter? Zugangsdaten?
  • Werden E-Mails weitergeleitet? An wen?
  • Newsletter-Tool: Welches wird genutzt? Login-Daten?
  • Wie groß ist der Newsletter-Verteiler? Wann wurde zuletzt versendet?
  • Social-Media-Accounts: Welche Plattformen? Wer hat Zugang?

Verträge & Finanzen

  • Hosting-Vertrag: Laufzeit, Kosten, Kündigungsfrist
  • Domain-Vertrag: Laufzeit, automatische Verlängerung?
  • Lizenzen: Premium-Plugins, Stock-Foto-Abos, Newsletter-Tool
  • Zahlungsmittel: Welche Kreditkarte oder welches Konto ist hinterlegt?
  • Gibt es einen Wartungsvertrag mit einer Agentur oder einem Freelancer?

DSGVO & Recht

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Hoster: Vorhanden?
  • Cookie-Banner: Funktioniert es? Ist es aktuell konfiguriert?
  • Verarbeitungsverzeichnis: Existiert es? Wo liegt es?
  • Datenschutzbeauftragter: Wer ist benannt? (Pflicht ab 20 Personen, die regelmäßig Daten verarbeiten)
  • Einwilligungen für Fotos auf der Website: Liegen sie vor? Wo sind sie abgelegt?

Inhalte & Medien

  • Wo liegen die Originalbilder? (Festplatte, Cloud, USB-Stick beim Vorgänger?)
  • Gibt es ein Logo in verschiedenen Formaten? (PNG, SVG, für Druck und Web)
  • Existieren Vorlagen für Flyer, Plakate, Programmhefte?
  • Wer hat die Texte auf der Website geschrieben? Gibt es Originaldateien?

Drei Tipps für die Zukunft

1. Passwort-Manager statt Zettelwirtschaft

Legt einen gemeinsamen Passwort-Manager an — Bitwarden ist kostenlos und funktioniert gut. Dort kommen alle Vereins-Zugänge rein. Bei einem Vorstandswechsel wird einfach der Zugang zum Manager übergeben, nicht 15 einzelne Passwörter.

2. Dokumentiert, was ihr tut

Ein einfaches Dokument — Google Doc, Notion, sogar eine Word-Datei — in dem steht: Wo liegt was, wer ist wofür zuständig, welche Verträge laufen. Klingt banal, macht aber den Unterschied zwischen einer reibungslosen und einer chaotischen Übergabe.

3. Lagert das Wissen aus

Je weniger digitales Wissen beim Vorstand liegt, desto weniger kann bei einem Wechsel verloren gehen. Wenn ein externer Dienstleister eure Website betreut, bleibt das Know-how dort — egal, wer gerade im Vorstand sitzt.

Bei vereinsbühne machen wir bei jedem Vorstandswechsel ein kostenloses Onboarding: 60 Minuten mit den Nachfolgern, alles zeigen, alle Fragen beantworten. Zugänge werden umgestellt, Impressum aktualisiert. Kein Wissen geht verloren, weil es nicht bei euch liegt, sondern bei uns.

Die wichtigste Regel

Fangt nicht am letzten Tag an. Die beste Übergabe passiert drei Monate vor dem Wechsel: Der neue Vorstand bekommt Zugänge, arbeitet sich ein, stellt Fragen, während der alte Vorstand noch da ist. An einem Abend ist das nicht zu schaffen — plant lieber zwei kurze Treffen als eines, bei dem alle erschöpft aufgeben.

Und wenn ihr merkt, dass eure digitale Infrastruktur so komplex geworden ist, dass eine Übergabe zum Projekt wird: Vielleicht ist das der Moment, sie zu vereinfachen. Entweder durch bessere Dokumentation — oder durch jemanden, der sich dauerhaft darum kümmert.

Erstgespräch buchen — wir helfen euch, eure digitale Vereinsinfrastruktur so aufzustellen, dass Vorstandswechsel kein Thema mehr sind.