Vorstandshaftung:
wann es persönlich wird.

Der Geschäftsverteilungsplan — das Dokument, das schützt.

Es gibt kein Formular gegen Haftung. Es gibt aber ein Dokument, das im Ernstfall den Unterschied macht: die schriftliche Verteilung der Ressorts. Sie begrenzt, wofür jedes Mitglied im Innenverhältnis einzustehen hat — vollständig entlastet sie nicht, denn eine Überwachungspflicht bleibt.

GESCHÄFTSVERTEILUNGSPLAN DES VORSTANDS

Musterverein e. V. — beschlossen in der Vorstandssitzung am ____________

Grundsatz: Der Vorstand führt die Geschäfte gemeinsam. Für die laufende
Arbeit werden die Aufgaben wie folgt verteilt. Die Verteilung ändert
nichts an der gemeinsamen Verantwortung für die Überwachung; jedes
Mitglied kann jederzeit Auskunft über jedes Ressort verlangen.

1. VORSITZ — ____________________
   Vertretung nach außen, Einladung und Leitung der Sitzungen,
   Kontakt zu Verband und Behörden, Registerangelegenheiten.

2. KASSE — ____________________
   Konten und Zahlungsverkehr, Buchführung, Beitragseinzug,
   Kassenbericht, Zusammenarbeit mit Kassenprüfern und Steuerberatung.
   Meldet dem Vorstand monatlich den Kontostand und offene Posten.

3. SCHRIFTFÜHRUNG — ____________________
   Protokolle, Mitgliederverzeichnis, Fristenkalender, Ablage,
   Schriftverkehr.

4. WEITERE RESSORTS — ____________________
   ____________________________________________________________

Berichtspflicht: In jeder Vorstandssitzung berichtet jedes Ressort
kurz über Stand und offene Punkte. Das Protokoll hält das fest.

Vier-Augen-Prinzip: Zahlungen über ________ € werden von zwei
Vorstandsmitgliedern freigegeben.

Diese Verteilung gilt bis zum Widerruf durch Vorstandsbeschluss oder
bis zur Neuwahl.


____________________   ____________________   ____________________

Erst haftet der Verein. Dann lange niemand.

Zwei Paragrafen tragen den ganzen Schutz. Der erste sagt, wer nach außen geradesteht:

Wortlaut · § 31 BGB

Der Verein ist für den Schaden verantwortlich, den der Vorstand, ein Mitglied des Vorstands oder ein anderer verfassungsmäßig berufener Vertreter durch eine in Ausführung der ihm zustehenden Verrichtungen begangene, zum Schadensersatz verpflichtende Handlung einem Dritten zufügt.

§ 31 BGB bei gesetze-im-internet.de

Wer im Namen des Vereins handelt, verpflichtet also den Verein — nicht sich selbst. Der zweite Paragraf schützt euch dann gegenüber dem eigenen Verein:

Wortlaut · § 31a Abs. 1 BGB

Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter unentgeltlich tätig oder erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die 3 300 Euro jährlich nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Satz 1 gilt auch für die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins. Ist streitig, ob ein Organmitglied oder ein besonderer Vertreter einen Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat, trägt der Verein oder das Vereinsmitglied die Beweislast.

§ 31a Abs. 1 BGB bei gesetze-im-internet.de

• Nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Ein normaler Fehler — die falsche Zahl im Antrag, der vergessene Anruf, das schlecht verhandelte Angebot — löst keine persönliche Haftung gegenüber dem Verein aus.
• Die Beweislast liegt beim Verein. Nicht ihr müsst zeigen, dass ihr sorgfältig wart; der Verein muss zeigen, dass ihr es nicht wart. Das ist der Satz, den kaum jemand kennt, und er dreht die Lage in der Praxis komplett.
• Es gibt einen Freistellungsanspruch. Nimmt euch ein Dritter persönlich in Anspruch, könnt ihr nach § 31a Abs. 2 BGB vom Verein verlangen, davon befreit zu werden — außer bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
• Die 3.300 € sind eine Haftungsgrenze, keine Ehrenamtspauschale. Es geht um die Vergütung für die Vorstandstätigkeit. Wer mehr bekommt, verliert diesen Schutz und haftet nach den allgemeinen Regeln — also auch für einfache Fahrlässigkeit.

Wo § 31a nicht hilft.

Der Schutz gilt für die Haftung gegenüber dem Verein und seinen Mitgliedern. Gegenüber dem Finanzamt, der Sozialversicherung und den Gläubigern gelten eigene Regeln — und in allen drei Fällen reicht schon grobe Fahrlässigkeit oder blanke Untätigkeit.

1. Steuern

Wortlaut · § 69 Satz 1 AO

Die in den §§ 34 und 35 bezeichneten Personen haften, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis (§ 37) infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihnen auferlegten Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt oder soweit infolgedessen Steuervergütungen oder Steuererstattungen ohne rechtlichen Grund gezahlt werden.

§ 69 Satz 1 AO bei gesetze-im-internet.de

Der Vorstand ist gesetzlicher Vertreter und muss dafür sorgen, dass der Verein seine Steuern zahlt. Der häufigste Fall ist nicht die Körperschaftsteuer, sondern die Lohnsteuer für eine Minijobberin oder eine Übungsleiterin — Geld, das dem Finanzamt gehört und nur durch die Vereinskasse läuft.

2. Sozialabgaben

Werden Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung einbehalten, aber nicht abgeführt, ist das nach § 266a StGB eine Straftat — nicht nur eine Haftungsfrage. Das trifft den Vorstand persönlich, und eine Versicherung deckt Vorsatz nicht ab.

3. Der zu späte Insolvenzantrag

Wortlaut · § 42 Abs. 2 BGB

Der Vorstand hat im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder der Überschuldung die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen. Wird die Stellung des Antrags verzögert, so sind die Vorstandsmitglieder, denen ein Verschulden zur Last fällt, den Gläubigern für den daraus entstehenden Schaden verantwortlich; sie haften als Gesamtschuldner.

§ 42 Abs. 2 BGB bei gesetze-im-internet.de

„Als Gesamtschuldner“ heißt: Jeder kann für alles in Anspruch genommen werden. Das ist der gefährlichste Satz im ganzen Vereinsrecht — und der am leichtesten zu vermeidende, weil er nur greift, wenn niemand handelt.

Fünf Situationen, in denen es eng wird.

Vier Dinge, die wirklich helfen.

1. Fristen an einem Ort, nicht in einem Kopf

   Steuererklärung, Freistellungsbescheid, Verwendungsnachweise, Versicherungen, Beitragsläufe. Fast jeder Haftungsfall beginnt damit, dass eine Frist nur eine Person kannte — und die ist im Urlaub, krank oder nicht mehr im Amt.

2. Ressorts schriftlich verteilen

   Wer macht die Kasse, wer die Verträge, wer die Anträge? Eine schriftliche Geschäftsverteilung begrenzt die Verantwortung des Einzelnen — vollständig entlastet sie nicht, denn eine Überwachungspflicht bleibt. Aber sie ist der Unterschied zwischen „wir alle“ und „ich zuständig“.

3. Beschlüsse protokollieren

   Wer nach einem Beschluss der Mitgliederversammlung handelt, handelt selten grob fahrlässig. Das Protokoll ist im Zweifel euer Beleg — deshalb gehört jede größere Ausgabe hinein, mit Zahl und Datum.

4. Versichern, was übrig bleibt

   Die Vereinshaftpflicht deckt Schäden gegenüber Dritten, eine D&O-Versicherung die Vermögensschäden aus Vorstandsentscheidungen. Beide decken keinen Vorsatz. Prüft, was euer Dachverband schon mitversichert — viele Landesverbände haben Rahmenverträge, von denen die Vereine nichts wissen.

Was der neue Vorstand als Erstes prüfen sollte.

Die meisten Haftungsfälle beginnen vor dem eigenen Amtsantritt und fallen erst danach auf. Wer neu gewählt ist, sollte in den ersten zwei Wochen fünf Dinge wissen:

• Sind alle Steuererklärungen abgegeben, und wann läuft der Freistellungsbescheid ab?
• Gibt es Beschäftigte, Honorarkräfte oder Übungsleiter — und wird dafür korrekt gemeldet?
• Welche Förderungen laufen, und wann sind die Verwendungsnachweise fällig?
• Welche Versicherungen bestehen, und wer ist dort als Vorstand gemeldet?
• Wie sieht die Kasse aus — reicht das Geld für die nächsten sechs Monate?

Wer diese fünf Antworten hat, hat den Großteil des Haftungsrisikos gesehen. Wer sie nicht bekommt, weil der Vorgänger nicht mehr erreichbar ist, hat sein erstes Problem gefunden — und sollte es schriftlich festhalten, statt es zu erben.

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