Einladung fällig?

Die Mitgliederversammlung.
Ohne dass jemand nachts die Satzung liest.

Einladung, Tagesordnung, Anträge, Vollmachten, Teilnehmerliste, Protokoll — und danach die Beschlüsse dorthin bringen, wo sie hingehören. Ein Ablauf, der nichts vergisst. Ihr bestätigt am Anfang zwölf Zeilen aus eurer Satzung, den Rest übernehmen Kalender und Vorlagen.

Erstgespräch buchen →So läuft es ab

Die Versammlung ist der einzige Termin im Jahr, an dem eure Satzung wirklich zählt.

Fristgerecht eingeladen15 Minuten VorbereitungProtokoll am nächsten Tag

Sechs Vereinsmitglieder sitzen nebeneinander an einem langen Tisch und heben zur Abstimmung die Hand, die Vorsitzende in der Mitte eine gelbe Stimmkarte.

So funktioniert’s

Vorher, am Tag, danach.

Wir lesen einmal eure Satzung und richten alles danach aus: Frist, Form, Mehrheiten. Ihr bekommt fertige Texte und Listen, wir behalten die Termine im Blick.

Sechs bis vier Wochen vorher

Einladen

Satzungscheck: Frist, Form, wer einlädt, welche Mehrheiten gelten
Ihr bestätigt in fünf Minuten, was wir gelesen haben — zwölf Zeilen, zwei Knöpfe
Einladung mit Tagesordnung, so formuliert, dass jeder Beschluss darin vorkommt
Versand an alle Mitglieder, in der Form, die eure Satzung verlangt — mit Nachweis
Anmeldeformular, Antragsfrist, Vollmachtsformular

Der häufigste Fehler: per Mail eingeladen, obwohl die Satzung den Brief verlangt. Dann sind alle Beschlüsse angreifbar — und ausgerechnet die Wahl.

Am Tag selbst

Durchführen

Teilnehmerliste, Stimmzettel, Vollmachten geprüft
Protokollvorlage mit fertigen Beschlussformulierungen zum Ausfüllen
Wahlprotokoll samt Annahmeerklärung der Gewählten
Bei hybrider Versammlung: Zugangslink und eine Anleitung, die auch Ältere verstehen

Am häufigsten vergessen: die Annahmeerklärung der Gewählten. Viele Registergerichte wollen sie sehen.

Die zwei Wochen danach

Nachbereiten

Protokoll fertig gestellt, unterschriftsreif
Beschlüsse dorthin, wo sie hingehören: Website, Impressum, Verband, Bank
Was zum Notar und zum Register muss, steht auf einer Seite zusammen
Die nächsten Fristen im Kalender, damit ihr nächstes Jahr früher dran seid

Wenn der Vorstand gewechselt hat, geht es hier nahtlos in Vorstandswechsel 14 über.

Gut zu wissen

Ihr dürft digital tagen. Auch mit einer Satzung von 1998.

Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird — und die Antwort steht seit 2023 im Gesetz.

§ 32 Absatz 2 BGB — im Wortlaut

„Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung).

Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen.

Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.“

Bürgerliches Gesetzbuch, § 32 Abs. 2 — gesetze-im-internet.de

Übersetzt: Eine hybride Versammlung kann der Vorstand einfach so einberufen — es muss nur in der Einladung stehen. Für eine rein virtuelle Versammlung braucht ihr einen Beschluss der Mitglieder, aber keine Satzungsänderung und keinen Notar. Beides steht in der Einladung, die wir für euch schreiben. Wie eine Einladung aussehen muss, damit die Beschlüsse halten, steht ausführlich im Ratgeber Mitgliederversammlung einberufen.

Was drin ist

Alles Schriftliche. Reden müsst ihr selbst.

Wir sind der Schreibtisch hinter eurer Versammlung, nicht die Bühne. Ihr bestätigt, was in eurer Satzung steht, und entscheidet, was zu entscheiden ist — dafür seid ihr gewählt. Alles andere läuft von allein.

Wir kümmern uns um

Satzungscheck vor der Einladung: Frist, Form, Ladungsweg, Mehrheiten, Beschlussfähigkeit
Einladung und Tagesordnung, formuliert und versendet, mit Nachweis der Absendung
Anmeldung, Anträge und Vollmachten als Formulare auf eurer Website
Teilnehmerliste, Stimmzettel, Protokollvorlage mit Beschlussformulierungen
Wahlprotokoll und Annahmeerklärungen
Hybride Versammlung: Zugangslink, Anleitung für die Mitglieder, Ablaufplan
Nach der Versammlung: Protokoll fertig, Beschlüsse veröffentlicht, Fristen im Kalender
Eine Seite „was jetzt noch zum Notar, zum Register und zur Bank muss“

Was nicht drin ist, und warum

Die Versammlungsleitung. Die macht euer Vorstand. Wir sitzen nicht am Tisch und reden nicht in eure Diskussion.
Rechtsberatung zur Satzung. Ob eure Klausel wirksam ist oder eine Wahl angefochten werden kann, sagt ein Anwalt. Wir lesen, was dasteht, und richten die Unterlagen danach aus.
Abstimmungstechnik für geheime Wahlen. Dafür braucht ihr ein eigenes Werkzeug. Wir sagen euch, welches, und binden es ein.
Notar und Registeranmeldung. Macht der Notar mit dem neuen Vorstand. Wir liefern die Unterlagen zu.
Die Mitgliederliste pflegen. Wir arbeiten mit dem Verteiler, den ihr habt. Wer fehlt, fehlt auch in der Einladung.

Was es kostet

Ein Preis. Eine Versammlung.

Der Baustein „Die Versammlung“

Steckbrief eurer Satzung, Fristenkalender das ganze Jahr, Einladung und Versand, Formulare für Anmeldung, Anträge und Vollmachten, Versammlungsmappe, Nachbereitung. Jede Versammlung im Jahr ist drin — auch die außerordentliche.

Für Vereine in der vereinsbühne-Betreuung, monatlich kündbar wie alles bei uns.

19 €im Monat, inklusive Umsatzsteuer
monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit

Ihr seid noch nicht bei uns? Dann geht es auch einzeln: 290 € je Versammlung, inklusive Umsatzsteuer, zahlbar danach. Und wenn bei euch gewählt wird, nehmt beides zusammen — Versammlung und Vorstandswechsel 14 für 790 € statt 880 €.

Häufige Fragen

Was Vorstände vorher wissen wollen.

01Das machen wir seit dreißig Jahren selbst. Wozu das?

Weil es meistens gutgeht. Und einmal nicht. Die Einladung in der falschen Form, ein Beschluss, der nicht auf der Tagesordnung stand, eine Wahl ohne Annahmeerklärung — dann steht die ganze Versammlung wieder auf dem Programm. Dazu kommt das, was niemand aufschreibt: die zehn bis fünfzehn Stunden, die eine Schriftführerin jedes Jahr in Adressen, Vorlagen und Protokoll steckt.

02Was müssen wir dann noch selbst machen?

Zwei Dinge. Ihr bestätigt am Anfang, dass wir eure Satzung richtig gelesen haben — zwölf Zeilen, je zwei Knöpfe, fünf Minuten. Und ihr gebt die Einladung frei, bevor sie rausgeht. Das ist Absicht: Einladen muss der Vorstand, nicht wir. Zusammen sind das rund 15 Minuten Vorbereitung. Alles andere — rechnen, formulieren, versenden, erinnern, einsammeln, protokollieren — läuft ohne euch.

03Leitet ihr die Versammlung?

Nein. Ihr leitet, wir liefern. Wir sind nicht im Raum und mischen uns nicht in eure Diskussion. Was wir tun, passiert vorher und nachher — und genau da liegt die Arbeit.

04Dürfen wir online tagen, ohne die Satzung zu ändern?

Ja. Eine hybride Versammlung — vor Ort plus Zuschaltung — kann der Vorstand einberufen, sie muss nur in der Einladung angekündigt sein. Für rein virtuelle Versammlungen beschließen das die Mitglieder einmal für die Zukunft. Beides steht seit 2023 in § 32 Absatz 2 BGB, Satzungsänderung und Notar braucht es dafür nicht.

05Wir wollen die Satzung ändern. Geht das in derselben Versammlung?

Ja, wenn der Punkt in der Einladung steht — und zwar so genau, dass die Mitglieder wissen, worüber abgestimmt wird. Das Gesetz verlangt für eine Satzungsänderung drei Viertel der abgegebenen Stimmen (§ 33 BGB), eure Satzung kann strenger sein. Den geänderten Text schreiben wir nicht selbst; der kommt von eurem Verband oder eurer Kanzlei. Wir sorgen dafür, dass er richtig eingeladen, richtig beschlossen und richtig protokolliert wird.

06Eine Gruppe Mitglieder verlangt eine außerordentliche Versammlung. Müssen wir?

Wenn der in eurer Satzung genannte Teil der Mitglieder es schriftlich unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt, ja. Steht dazu nichts in der Satzung, ist es der zehnte Teil der Mitglieder (§ 37 BGB). Wir helfen bei der Einladung — auch dann, besonders dann.

07Wir sind gar nicht in eurer Betreuung. Geht das trotzdem?

Ja. Wir brauchen eure Satzung, euren Mitgliederverteiler und einen Termin. Die Formulare hängen wir an eure bestehende Website oder stellen sie auf einer eigenen Adresse bereit. Ob ihr danach mehr von uns wollt, entscheidet ihr in Ruhe.

Hinweis: Wir sind Website-Betreuer und Organisatoren, keine Rechtsanwälte, Notare oder Steuerberater. Wir lesen eure Satzung, um Fristen, Formen und Mehrheiten richtig anzuwenden, und bereiten die Unterlagen vor. Die rechtliche Beurteilung eures Einzelfalls, Satzungstexte, die Registeranmeldung und die Versammlungsleitung bleiben bei euch und den dafür zuständigen Stellen.

Wann ist eure
Versammlung?

20 Minuten am Telefon. Ihr sagt uns den Termin und schickt uns eure Satzung, wir sagen euch, wann die Einladung raus muss und was diesmal dazugehört. Kein Verkaufsgespräch.

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Die Mitgliederversammlung.Ohne dass jemand nachts die Satzung liest.