Muster · sofort nutzbar

Mitgliederversammlung einberufen:
Frist, Form, Tagesordnung.

Fast alles, was eine Versammlung später angreifbar macht, passiert vorher — in der Einladung. Wer einladen darf, wie lange vorher, in welcher Form, und wie genau ein Tagesordnungspunkt formuliert sein muss, damit der Beschluss hält.

KURZ GESAGT

Wer einlädt, mit welcher Frist und in welcher Form, steht in eurer Satzung — nicht im Gesetz. Das Gesetz verlangt nur eines: Der Gegenstand jedes Beschlusses muss schon in der Einladung stehen (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB). Wer die Form der Satzung verfehlt oder einen Punkt zu vage benennt, macht die Beschlüsse dieser Versammlung angreifbar — auch die Wahl des Vorstands.

Die Mustereinladung steht ganz oben — ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Darunter, warum sie so aussieht.

DAS MUSTER

Die Einladung, zum Kopieren.

Mustereinladung mit Tagesordnung

Musterverein e. V.
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

                                          Musterstadt, den ____________

Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung ____

Liebe Mitglieder,

hiermit lade ich euch im Namen des Vorstands zur ordentlichen
Mitgliederversammlung ein.

  Termin:  ____________, ____ Uhr
  Ort:     ____________________________
  [Bei Zuschaltung: Die Versammlung findet zugleich als hybride
   Versammlung statt. Den Zugangslink und eine Anleitung erhaltet ihr
   bis zum ____________ per E-Mail. Fragen und Abstimmungen sind über
   ____________ möglich.]

Tagesordnung

  1. Eröffnung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der
     Beschlussfähigkeit
  2. Bericht des Vorstands
  3. Kassenbericht für das Geschäftsjahr ____
  4. Bericht der Kassenprüfer
  5. Entlastung des Vorstands
  6. Neuwahl des Vorstands: 1. Vorsitz, Kasse, Schriftführung
  7. Beschluss über die Beitragsordnung: Erhöhung des Jahresbeitrags
     auf ____ € ab dem ____________
  8. Anträge von Mitgliedern
  9. Verschiedenes

Anträge zur Tagesordnung bitte bis zum ____________ schriftlich an
____________________.

[Falls die Satzung Vollmachten zulässt:] Wer nicht teilnehmen kann,
kann sich vertreten lassen. Das Vollmachtsformular liegt bei.

Mit freundlichen Grüßen


____________________
für den Vorstand

Ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Ändert, was ihr braucht — es ist eure Vorlage.

Und die Frist dazu, rückwärts gerechnet: Versammlung am 20. März, Ladungsfrist laut Satzung zwei Wochen, Zugang maßgeblich — dann muss die Einladung spätestens am 5. März ankommen. Der Tag der Einladung zählt nicht mit (§ 187 Abs. 1 BGB). Beim Brief drei Werktage für den Postweg dazurechnen. Wer am 6. einlädt, hat dreizehn Tage und damit ein Problem, über das später jemand streiten kann.

Das Muster löst das Blatt Papier. Es löst nicht die Frage, ob ihr an alles gedacht habt. Dafür gibt es den Versammlungs-Baustein.

WER UND WANN

Einladen darf, wen die Satzung nennt.

In fast jeder Satzung ist es der Vorstand, manchmal ausdrücklich die oder der Vorsitzende. Wer dort nicht genannt ist, kann auch nicht wirksam einladen — eine Einladung „aus dem Kreis der Mitglieder“ ist keine. Wann eingeladen werden muss, sagt das Gesetz in einem Satz:

Wortlaut · § 36 BGB
Die Mitgliederversammlung ist in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert.
§ 36 BGB bei gesetze-im-internet.de

„In den durch die Satzung bestimmten Fällen“ ist der Normalfall: einmal im Jahr, meist im ersten Quartal, oft mit festen Punkten wie Kassenbericht und Entlastung. Der zweite Fall — das Interesse des Vereins — ist die außerordentliche Versammlung: ein Vorstand tritt zurück, eine Satzungsänderung eilt, ein Verkauf steht an.

Wenn die Mitglieder es verlangen

Wortlaut · § 37 Abs. 1 BGB
Die Mitgliederversammlung ist zu berufen, wenn der durch die Satzung bestimmte Teil oder in Ermangelung einer Bestimmung der zehnte Teil der Mitglieder die Berufung schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt.
§ 37 Abs. 1 BGB bei gesetze-im-internet.de

Das ist kein Wunsch, sondern ein Anspruch. Kommt ein solches Verlangen, prüft zuerst: Sind es genug Mitglieder, ist es schriftlich, stehen Zweck und Gründe drin? Wenn ja, ladet ein. Passiert nichts, kann das Amtsgericht die Antragsteller ermächtigen, selbst einzuberufen — und das ist die unangenehmste Art, eine Versammlung zu erleben.

DIE FRIST

Zwei Wochen stehen nicht im Gesetz.

Es gibt keine gesetzliche Ladungsfrist für Vereine. Was gilt, steht in eurer Satzung — zwei, vier oder sechs Wochen, das ist eure Entscheidung von damals. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen.

Absendung oder Zugang?

Manche Satzungen sagen „die Einladung ist spätestens zwei Wochen vorher abzusenden„, andere „muss zwei Wochen vorher zugegangen sein“. Das ist ein Unterschied von mehreren Tagen. Steht nichts dabei, geht vom Zugang aus und rechnet beim Brief drei Werktage dazu — das ist die vorsichtige Variante, und vorsichtig ist hier billiger als mutig.

Der Tag der Einladung zählt nicht mit

Wortlaut · § 187 Abs. 1 BGB
Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis oder ein in den Lauf eines Tages fallender Zeitpunkt maßgebend, so wird bei der Berechnung der Frist der Tag nicht mitgerechnet, in welchen das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt.
§ 187 Abs. 1 BGB bei gesetze-im-internet.de

Im Alltag heißt das: Bei zwei Wochen Frist und Versammlung am Freitag, dem 20. März, muss die Einladung spätestens am Donnerstag, dem 5. März, zugehen — der 5. zählt nicht mit, der Tag der Versammlung nach herrschender Praxis ebenfalls nicht. Wer am 6. einlädt, hat 13 Tage und damit ein Problem, über das später jemand streiten kann.

Rechnet die Frist rückwärts vom Versammlungstag und legt euch das Datum in den Kalender, nicht in den Kopf. Der häufigste Fristfehler entsteht nicht durch Rechnen, sondern durch Verschieben: Der Termin wandert um eine Woche nach vorn, die Einladung wandert nicht mit.

DIE FORM

„Schriftlich“ heißt nicht „per Mail“.

Die Form steht ebenfalls in der Satzung: Brief, E-Mail, Aushang im Vereinsheim, Anzeige in der Vereinszeitung. Und hier liegt der Fehler, den wir am häufigsten sehen — eine Satzung von 1998 verlangt den Brief, eingeladen wird seit Jahren per E-Mail, weil es alle so machen.

Steht „schriftlich“ in der Satzung

Dann ist die Schriftform gemeint, also Papier mit Unterschrift. Eine E-Mail erfüllt das nicht sicher. Wer trotzdem per Mail einlädt, riskiert, dass ein Mitglied die Beschlüsse angreift — und dafür reicht ein einziges.

Steht „in Textform“ in der Satzung

Dann genügt die E-Mail, auch ein Newsletter. Textform ist genau dafür gemacht: lesbar, dauerhaft, ohne Unterschrift.

Steht gar nichts zur Form

Dann ladet so ein, dass es jedes Mitglied erreichen kann, und dokumentiert es. Aushang allein reicht nicht, wenn die Hälfte der Mitglieder nie im Vereinsheim ist.

Ihr wollt auf E-Mail umstellen

Das geht — mit einer Satzungsänderung, beschlossen auf einer Versammlung, zu der noch nach alter Form eingeladen wurde. Danach ist Ruhe. Ein Punkt auf der nächsten Tagesordnung, der sich jedes Jahr auszahlt.

Unabhängig von der Form: Hebt den Nachweis auf. Beim Brief die Versandliste, bei der E-Mail den Verteiler und das Versandprotokoll, beim Aushang ein Foto mit Datum. Wer im Streitfall nicht zeigen kann, dass eingeladen wurde, hat nicht eingeladen.

DIE TAGESORDNUNG

Was nicht angekündigt ist, wird nicht beschlossen.

Wortlaut · § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB
Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.
§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB bei gesetze-im-internet.de

Ein Satz, eine Regel, und der halbe Ärger im Vereinsrecht hängt daran. „Bezeichnet“ heißt: Ein Mitglied muss aus der Einladung erkennen können, worüber abgestimmt wird — und danach entscheiden, ob es hinkommt. Wie genau, hängt vom Punkt ab.

Tagesordnungspunkt	So reicht es nicht	So ist es sicher
Satzungsänderung	„Satzungsänderung“	„Änderung von § 7 der Satzung (Ladungsfrist), Wortlaut in der Anlage“
Vorstandswahl	„Verschiedenes“	„Neuwahl des Vorstands: 1. Vorsitz, Kasse, Schriftführung“
Beitragserhöhung	„Finanzen“	„Beschluss über die Beitragsordnung: Erhöhung des Jahresbeitrags auf 60 €“
Auflösung, Verschmelzung	„Zukunft des Vereins“	„Beschluss über die Auflösung des Vereins und die Verwendung des Vermögens“

Zwei Sonderfälle

Bei einer Satzungsänderung gehört der geänderte Wortlaut in die Einladung oder als Anlage dazu. Ein Hinweis auf „liegt im Vereinsheim aus“ ist bei Vereinen mit verstreuten Mitgliedern zu wenig.
„Verschiedenes“ ist kein Beschlussgegenstand. Dort wird berichtet, gefragt und diskutiert — beschlossen wird nichts. Ein Beschluss unter „Verschiedenes“ ist der Klassiker unter den anfechtbaren Beschlüssen.

Anträge von Mitgliedern: Ob und bis wann Mitglieder Punkte auf die Tagesordnung setzen können, steht in eurer Satzung. Steht dort nichts, nehmt Anträge trotzdem an und ladet sie mit ein — solange die Ladungsfrist noch läuft. Das ist keine Pflicht, aber es erspart die Diskussion am Abend.

DIGITAL

Hybrid und virtuell — seit 2023 im Gesetz.

Wortlaut · § 32 Abs. 2 BGB
Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.
§ 32 Abs. 2 BGB bei gesetze-im-internet.de

Hybride Versammlung

Vor Ort, mit Zuschaltung. Der Vorstand kann sie einfach einberufen — sie muss nur in der Einladung angekündigt sein. Keine Satzungsänderung, kein Beschluss der Mitglieder nötig.

Virtuelle Versammlung

Ohne Ort, alle digital. Dafür beschließen die Mitglieder einmal, dass künftige Versammlungen so einberufen werden können. Auch das ist keine Satzungsänderung und kostet keinen Notar.

Wichtig ist der dritte Satz: In der Einladung muss stehen, wie die Mitglieder ihre Rechte digital ausüben — also Zugangslink, Anmeldung, wie abgestimmt wird, wen man bei technischen Problemen erreicht. Eine Einladung, die nur „findet online statt“ sagt, erfüllt das nicht.

VIER FEHLER

Was eine zweite Versammlung kostet.

Per Mail eingeladen, obwohl die Satzung den Brief verlangt

Alle Beschlüsse dieser Versammlung sind angreifbar, auch die Wahl. Und die Wahl ist der Beschluss, den das Registergericht sieht.

Die Frist knapp verfehlt

Ein Tag zu spät ist zu spät. Wer den Termin verschiebt, muss die Einladung mitverschieben — sonst wird aus vierzehn Tagen dreizehn.

Ein Punkt zu vage benannt

„Satzungsänderung“ ohne Angabe, welcher Paragraf. „Verschiedenes“ statt „Neuwahl des Vorstands“. Der Beschluss fällt, und ein Jahr später fällt er wieder.

Kein Nachweis, dass eingeladen wurde

Nicht der Fehler selbst ist das Problem, sondern die fehlende Antwort darauf. Verteiler, Versandprotokoll und Rücklauf gehören ins Protokollarchiv, nicht ins Postfach einer Person.

Wenn ein Ladungsfehler passiert ist: Sind ausnahmslos alle Mitglieder erschienen und rügt niemand den Fehler, gelten die Beschlüsse in aller Regel trotzdem. Bei einem Verein mit zwölf Mitgliedern ist das ein Ausweg. Bei einem mit zweihundert nicht — dort ist die ehrliche Antwort: neu einladen.

Am Rand: In der Tagesordnung stehen die Vorhaben des nächsten Jahres, bevor sie beschlossen sind — Anschaffungen, Jubiläum, Umbau. Wer da früh mitliest, kann noch Fördermittel beantragen; nach Bestellung oder Vertrag gilt das Vorhaben als begonnen und ist meist ausgeschlossen (Nr. 1.3 der Verwaltungsvorschriften zu § 44 BHO).

HÄUFIGE FRAGEN

Zur Einladung.

Unsere Satzung sagt nichts zur Ladungsfrist. Was gilt?

Dann muss die Frist so bemessen sein, dass Mitglieder sich einrichten und teilnehmen können — in der Praxis werden zwei Wochen als Untergrenze angesehen, verlässlich ist das aber nicht, weil es auf den Einzelfall ankommt. Der bessere Weg: Bei der nächsten Versammlung eine Frist in die Satzung schreiben. Dann streitet niemand mehr darüber.

Reicht eine E-Mail als Einladung?

Wenn eure Satzung „in Textform“ sagt: ja. Wenn sie „schriftlich“ sagt: nicht sicher, denn damit ist die Schriftform mit Unterschrift gemeint. Wenn sie gar nichts sagt, kommt es darauf an, ob ihr alle Mitglieder auf diesem Weg tatsächlich erreicht. Wer auf E-Mail umstellen will, ändert einmal die Satzung — und lädt zu dieser Versammlung noch nach der alten Form ein.

Müssen wir die Tagesordnung mitschicken?

Das Gesetz verlangt, dass der Gegenstand jedes Beschlusses in der Einladung bezeichnet ist. In der Praxis heißt das: ja, mit der Einladung, Punkt für Punkt. Was dort nicht steht, kann an dem Abend nicht wirksam beschlossen werden.

Können Mitglieder Punkte auf die Tagesordnung setzen?

Wenn die Satzung ein Antragsrecht mit Frist vorsieht, gilt das. Steht nichts drin, entscheidet der Vorstand — und tut gut daran, Anträge aufzunehmen, solange die Ladungsfrist noch läuft. Ein abgelehnter Antrag kommt sonst als Geschäftsordnungsdebatte zurück, und die dauert länger.

Ein Zehntel der Mitglieder verlangt eine außerordentliche Versammlung. Müssen wir?

Wenn das Verlangen schriftlich ist und Zweck und Gründe nennt, ja — so steht es in § 37 BGB, sofern eure Satzung keinen anderen Anteil festlegt. Reagiert der Vorstand nicht, kann das Amtsgericht die Antragsteller ermächtigen, selbst einzuberufen.

Was passiert, wenn wir einen Ladungsfehler bemerken — vor der Versammlung?

Dann ladet neu ein, mit voller Frist, und sagt den alten Termin ab. Das kostet ein paar Wochen und ist unangenehm. Eine Versammlung durchzuziehen, von der ihr wisst, dass ihre Beschlüsse angreifbar sind, kostet mehr — vor allem, wenn dabei ein Vorstand gewählt wird, der danach ins Register soll.

Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.

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