Das Vereinsjahr.
Was wann fällig ist.
Ein Verein hat rund ein Dutzend Termine, die jedes Jahr wiederkommen — Kassenprüfung, Einladung, Wahl, Register, Steuererklärung, Nachweise, Meldungen. Keiner davon ist schwer. Sie fallen nur auseinander, weil sie in verschiedenen Köpfen liegen. Hier stehen sie an einem Ort.
Das Vereinsjahr hat vier Phasen: Im ersten Quartal wird vorbereitet (Bestandsmeldung, Kassenprüfung, Einladung), im zweiten versammelt und gewählt, im dritten abgerechnet (Steuererklärung bis 31. Juli, Verwendungsnachweise), im vierten geplant (Förderanträge, Raumanträge, Beiträge fürs Folgejahr). Was in eurer Satzung steht, geht immer vor — sie bestimmt Fristen, Formen und Zuständigkeiten.
Fast jeder Haftungsfall beginnt damit, dass eine Frist nur eine Person kannte.
Ein Kalender ist billiger als ein Anwalt.
Die meisten Vereine machen alles richtig — nur manchmal zu spät. Und Verspätung ist im Vereinsrecht die teuerste Fehlerart: Eine Einladung, die zwei Tage zu knapp raus ist, macht die Wahl angreifbar. Eine Steuererklärung, die liegen bleibt, kostet Verspätungszuschlag. Ein Verwendungsnachweis, der die Frist reißt, kostet die Förderung — und beim nächsten Antrag den Ruf.
Deshalb ist die wirksamste Maßnahme gegen persönliche Haftung kein Vertrag und keine Versicherung, sondern eine Liste, die mehr als eine Person kennt. Was dahintersteckt, steht im Ratgeber Vorstandshaftung.
Die Monatsangaben unten sind der Normalfall, nicht das Gesetz. Maßgeblich ist immer eure Satzung — sie bestimmt, wann die Versammlung stattfindet, wie lange vorher eingeladen wird und wer wofür zuständig ist. Ein Verein mit abweichendem Geschäftsjahr verschiebt den ganzen Kalender entsprechend.
Vorbereiten: zählen, prüfen, einladen.
| Was ansteht | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Bestandsmeldung an den Dachverband | Mitgliederzahlen zum 1. Januar, meist im Januar oder Februar fällig. Grundlage für Verbandsbeiträge, Förderungen und oft für die Versicherung. |
| Kassenabschluss | Belege sortiert, Konten abgestimmt, Bericht geschrieben. Ohne ihn kann die Versammlung nicht entlasten. |
| Kassenprüfung | Die gewählten Prüfer sehen die Kasse durch und schreiben ihren Bericht. Muss vor der Versammlung passieren — was dabei geprüft wird, steht in Kassenprüfung. |
| Jahresbericht | Was war, was kommt. Bei geförderten Vereinen zugleich die Grundlage für Nachweise und den nächsten Antrag. |
| Einladung zur Mitgliederversammlung | Frist und Form stehen in der Satzung, der Gegenstand jedes Beschlusses in der Einladung. Der häufigste Fehler des Jahres — Details in Mitgliederversammlung einberufen. |
| Beitragseinzug | Bei SEPA-Lastschrift die Vorabankündigung beachten (Frist steht in eurer Vereinbarung, üblich sind 14 Tage), Mandate und Kontodaten vorher prüfen. |
Versammeln: beschließen und melden.
| Was ansteht | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Mitgliederversammlung | Berichte, Entlastung, Beschlüsse, gegebenenfalls Wahl. Protokoll mit Abstimmungsergebnissen, unterschrieben von Leitung und Protokollführung. |
| Wahl und Annahme | Jedes Amt einzeln, Annahme der Wahl ausdrücklich protokollieren. Das Registergericht sieht genau darauf. |
| Anmeldung beim Vereinsregister | Bei Vorstandsänderungen unverzüglich, mit notariell beglaubigten Unterschriften. Solange das nicht erledigt ist, steht der alte Vorstand im Register — mit allem, was daran hängt. |
| Übergabe an den neuen Vorstand | Zugänge, Verträge, Fristen, Konten, Wissen. Der Ablauf dafür: Vorstandswechsel 14. |
| Impressum und Bankvollmachten aktualisieren | Wird am häufigsten vergessen. Ein Impressum mit dem Vorstand von vorgestern ist ein Rechtsfehler, keine Kleinigkeit. |
| Satzungsänderungen anmelden | Wenn beschlossen: Protokoll, geänderte Satzung und Anmeldung zum Register. Wirksam wird die Änderung erst mit der Eintragung. |
Abrechnen: Finanzamt und Nachweise.
| Was ansteht | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Steuererklärung | Abgabefrist ist sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, also der 31. Juli (§ 149 Abs. 2 AO). Mit steuerlicher Beratung endet die Frist erst Ende Februar des übernächsten Jahres. Gemeinnützige Vereine erklären meist im Dreijahresturnus — was für euch gilt, steht in eurem letzten Bescheid. |
| Freistellungsbescheid im Blick behalten | Er gilt für einen bestimmten Zeitraum. Läuft er aus, ohne dass neu erklärt wurde, wird es bei Spendenbescheinigungen und Förderanträgen unangenehm — siehe Gemeinnützigkeit. |
| Verwendungsnachweise | Die Frist steht im Bewilligungsbescheid, häufig sechs Monate nach Projektende. Wer erst dann anfängt, Belege zu suchen, verliert Tage. |
| Spendenbescheinigungen | Für das Vorjahr längst raus? Wer hier großzügig ist, haftet: Für unrichtige Bestätigungen sind pauschal 30 Prozent des zugewendeten Betrags fällig (§ 10b Abs. 4 EStG). Mehr in Spendenbescheinigung. |
| Versicherungen prüfen | Mitgliederzahl, Veranstaltungen, neue Geräte, neuer Vorstand. Viele Landesverbände haben Rahmenverträge, von denen ihre Vereine nichts wissen. |
Planen: beantragen, buchen, vorbereiten.
| Was ansteht | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Förderanträge fürs Folgejahr | Die meisten kommunalen und Landesprogramme haben Herbstfristen. Wer im Januar sucht, findet geschlossene Töpfe. |
| Raum-, Hallen- und Platzanträge | Ebenfalls Herbst, oft mit Ausschlussfrist. Ein verpasster Antrag kostet ein ganzes Jahr Trainingszeit. |
| Führungszeugnisse nachhalten | Wo mit Kindern und Jugendlichen gearbeitet wird, ist die Einsichtnahme spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen. Wer die Wiedervorlage nicht führt, merkt es erst beim Förderantrag. |
| Beiträge fürs Folgejahr | Anpassungen gehören auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung — also jetzt in die Planung, nicht im März in die Diskussion. |
| Termin der Mitgliederversammlung festlegen | Damit die Einladungsfrist rückwärts gerechnet werden kann und die Kassenprüfung davor passt. Das ist der Termin, an dem das nächste Vereinsjahr beginnt. |
| Veranstaltungen abrechnen | GEMA-Meldungen, Honorare, Künstlersozialabgabe. Was im Dezember offen bleibt, taucht in der Betriebsprüfung wieder auf. |
Was jederzeit passieren kann.
Vier Dinge stehen in keinem Kalender und haben trotzdem eine Frist — sie beginnt in dem Moment, in dem es passiert.
Ein Vorstandsmitglied tritt zurück
Prüft die Satzung: Ist der Vorstand noch beschlussfähig und vertretungsberechtigt? Wenn nicht, muss eine außerordentliche Versammlung her. Und das Register will die Änderung sehen.
Das Geld reicht nicht mehr
Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung muss der Vorstand Insolvenz beantragen (§ 42 Abs. 2 BGB) — wer wartet, haftet den Gläubigern als Gesamtschuldner. Die härteste Frist im ganzen Vereinsrecht.
Daten sind abhandengekommen
Verlorener Laptop, offener Verteiler, gehacktes Postfach: Eine meldepflichtige Datenpanne muss der Aufsichtsbehörde unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden gemeldet werden (Art. 33 DSGVO).
Ein Verdacht im Kinder- und Jugendbereich
Hier zählt nicht Schnelligkeit, sondern Verfahren: nicht allein entscheiden, nichts selbst aufklären, die benannte Ansprechperson und eine Fachberatungsstelle einschalten. Wer kein Verfahren hat, sollte es vorher aufschreiben, nicht im Fall.
Bei diesen dreien wird es persönlich.
Der Schutz für ehrenamtliche Vorstände nach § 31a BGB gilt gegenüber dem Verein — nicht gegenüber Finanzamt, Sozialversicherung und Gläubigern. Diese drei Termine gehören deshalb nicht nur in den Kalender, sondern in mehr als einen Kopf:
- Lohnsteuer-Anmeldung, wenn der Verein jemanden beschäftigt — monatlich oder vierteljährlich, je nach Höhe.
- Beitragsnachweis zur Sozialversicherung für Minijobs und Beschäftigte. Einbehalten und nicht abführen ist eine Straftat, keine Schlamperei.
- Insolvenzantrag bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung — ohne schuldhaftes Zögern.
Alles drei ausführlich im Ratgeber Vorstandshaftung.
Zum Vereinsjahr.
Unser Geschäftsjahr ist nicht das Kalenderjahr. Was ändert sich?
Müssen wir jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben?
Wer sollte den Kalender führen?
Was passiert, wenn wir eine Frist reißen?
Wir sind ein kleiner Verein ohne Personal. Ist das nicht viel zu viel?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Wer führt bei euch
diese Liste?
In der Betreuung führen wir den Fristenkalender mit: Einladungsfristen, Nachweise, Registeränderungen, Impressum nach der Wahl. Ihr bekommt jedes Quartal drei Zeilen, was ansteht.
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