Ein Festivaltag, an dem sich alles ändert —
und keiner rennt mehr mit Zetteln.
Vier Kinder- und Jugendfestivals, hunderte Anmeldungen, eine Urkunde für jedes Kind. Wie aus Excel-Listen und ausgedruckten Ablaufplänen ein System wurde, das sich mitten im Trubel per Sprachbefehl umplanen lässt.
Ein Festival zu organisieren heißt: Listen führen, bis der Kopf raucht.
Der Förderkreis für künstlerische Jugendarbeit richtet Kinder- und Jugendfestivals aus — in Berlin-Marzahn-Hellersdorf, in Bernau, Angermünde und Märkisch-Oderland. Tanzgruppen, Chöre, Solistinnen und Solisten, vom Kindergartenalter bis kurz vor dem Abi.
Bis vor Kurzem lief das so: Anmeldungen kamen über die Website und landeten als Excel-Export. Aus den Exporten wurden Teilnehmerlisten. Aus den Listen wurden Urkunden — jede einzelne, für jedes Kind. Der Ablaufplan entstand in Word, wurde ausgedruckt und lag bei Regie, Technik und Moderation auf dem Tisch.
Und dann verspätete sich eine Gruppe.
Vorher
Anmeldungen per Excel-Export, Doppelungen von Hand suchen.
Urkunden aus zusammenkopierten Listen — Tippfehler inklusive.
Ablaufplan in Word, Uhrzeiten selbst ausgerechnet.
Planänderung heißt: drei Ausdrucke einsammeln, neu verteilen.
Vier Festivals, vier getrennte Zettelwelten.
Heute
Anmeldungen laufen automatisch ins System, Doppelte fallen raus.
Urkunden auf Knopfdruck, Namen vorher prüfbar.
Ablaufplan generiert sich, Zeiten rechnen sich selbst.
Änderung ist in unter einer Sekunde auf allen Handys.
Alle vier Festivals in einer Oberfläche.
Unterm Strich bleibt rund ein Drittel der früheren Vorbereitungszeit übrig — und darin ist die Umplanung vor Ort noch gar nicht eingerechnet. Die lief vorher über Zurufe und neue Ausdrucke, heute über einen gesprochenen Satz.
„Die Gruppe Wellenreiter verspätet sich — schieb ihren Auftritt ans Ende.“
Gesagt, nicht getippt. Die Festivalleitung hält das Handy hoch, drückt auf den Mikrofonknopf und sagt einen Satz. Der Plan wird umgestellt, die Uhrzeiten rechnen sich neu, und auf jedem Handy im Team erscheint ein Hinweis: „Wellenreiter von 10:09 Uhr auf 11:15 Uhr verschoben.“
Regie, Technik und Moderation wissen Bescheid, bevor jemand nachfragen konnte. Und falls es doch anders kommt: ein Tipp auf „Rückgängig“, und der Plan steht wieder wie vorher.
So sieht das am Festivaltag aus: Der Live-Plan läuft im Browser, ohne App und ohne Anmeldung. Der grüne Knopf unten nimmt den Sprachbefehl auf — daneben liegt die Tastatur, falls es zu laut ist.
Fünf Bausteine, die ineinandergreifen.
Wir haben achtzehn Jahre lang Festivals mit Excel und Ausdrucken organisiert. Heute brauchen wir für die Vorbereitung noch etwa ein Drittel der Zeit. Und dass ich mit dem Ablaufplan mitten im Festivaltrubel vor Ort ‚reden‘ kann, um ihn sofort für alle Teammitglieder anzupassen — das hätte ich mir vorher nicht vorstellen können.
Nicht jeder Verein braucht ein Festivalsystem. Aber fast jeder hat so einen Prozess.
Die Anmeldeliste, die dreimal abgetippt wird. Der Plan, der als PDF durch fünf WhatsApp-Gruppen wandert. Die Urkunden, die jemand am Küchentisch zusammenbaut, weil es sonst keiner macht.
Beim FKJ war es das Festival. Bei einem Chor ist es der Probenplan mit Stimmgruppen. Beim Sportverein die Kursanmeldung mit Wartelisten und Geschwisterrabatt. Beim Förderverein der Spendennachweis fürs Finanzamt.
Das FKJ-System ist über achtzehn Jahre Zusammenarbeit gewachsen — Schritt für Schritt, immer dann, wenn ein Handgriff zu oft von Hand gemacht wurde. Genau so fangen wir auch bei euch an: mit dem einen Prozess, der jedes Jahr wehtut.
Das könnte euch auch helfen.
Welcher Zettel nervt
euch am meisten?
20 Minuten Telefon. Ihr erzählt, was bei euch jedes Jahr von Hand läuft, wir schauen, ob sich das abnehmen lässt. Wenn nicht, sagen wir das auch.
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