Spendenbescheinigung im Verein —
wann sie nötig ist und wie sie aussehen muss.
Offiziell heißt sie Zuwendungsbestätigung. Es gibt amtliche Muster, an die man sich halten muss, eine Vereinfachung für kleine Beträge — und eine Haftung, die viele Vorstände nicht kennen. Der Überblick.
Wer darf überhaupt Bescheinigungen ausstellen?
Nur steuerbegünstigte Körperschaften. Für einen Verein heißt das: Er muss als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich anerkannt sein und das mit einem Freistellungsbescheid oder einer Feststellung nach § 60a der Abgabenordnung belegen können. Ein Verein ohne diese Anerkennung darf keine Zuwendungsbestätigung ausstellen — auch dann nicht, wenn er gute Zwecke verfolgt.
Der zweite Punkt, den viele übersehen: Die Bescheinigung darf nur für Spenden und Mitgliedsbeiträge ausgestellt werden, nicht für Leistungen mit Gegenwert. Wer eine Tombola-Karte kauft, ein Trikot erwirbt oder einen Kursbeitrag zahlt, hat keine Spende geleistet — sondern etwas gekauft. Auch Sponsoring ist keine Spende, sondern in der Regel Betriebsausgabe des Sponsors mit Werbeleistung des Vereins.
Und: Nicht bei jedem Verein sind Mitgliedsbeiträge abziehbar. Bei Vereinen, die überwiegend der Freizeitgestaltung dienen — Sport, Gesang, Karneval, Heimatpflege —, sind Beiträge in der Regel nicht abziehbar, Spenden dagegen schon. Diese Unterscheidung steht im Freistellungsbescheid.
Für kleine Beträge reicht der Kontoauszug.
Bis zu einem bestimmten Betrag pro Zuwendung — derzeit 300 Euro — genügt der sogenannte vereinfachte Zuwendungsnachweis. Der Spender braucht dann keine förmliche Bescheinigung, sondern legt seinem Finanzamt den Kontoauszug oder Zahlungsbeleg vor.
Damit das funktioniert, muss der Verein allerdings etwas bereitstellen: einen Beleg, aus dem der steuerbegünstigte Zweck, die Angaben zur Freistellung und ob es sich um Spende oder Mitgliedsbeitrag handelt hervorgehen. In der Praxis ist das ein Hinweis auf dem Überweisungsformular, im Spendenaufruf oder — bei Online-Spenden — in der Bestätigungsmail.
Praktische Folge: Wer Online-Spenden annimmt, sollte die Bestätigungsmail so gestalten, dass sie für kleine Beträge bereits als Nachweis taugt. Das erspart dem Verein die Einzelbescheinigung und dem Spender die Nachfrage im Januar.
Bei Katastrophenfällen gelten oft erweiterte Regelungen mit höheren Grenzen — die werden dann eigens bekanntgegeben.
Amtliche Muster — und wenig Spielraum.
Zuwendungsbestätigungen müssen den amtlich vorgeschriebenen Mustern des Bundesfinanzministeriums entsprechen. Diese Muster gibt es getrennt für Geld- und Sachzuwendungen sowie für verschiedene Körperschaftsformen. Sie stehen im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung zum Herunterladen bereit.
Abweichungen sind nur in engen Grenzen erlaubt. Das Layout darf angepasst, Logo und Vereinsfarben dürfen ergänzt werden — der Wortlaut der vorgeschriebenen Passagen aber nicht. Wer eigene Formulierungen erfindet, riskiert, dass das Finanzamt des Spenders die Bescheinigung nicht anerkennt.
Was hineingehört:
Eine Sammelbestätigung über mehrere Zuwendungen eines Jahres ist zulässig — praktisch für Dauerspender. Dann müssen die Einzelzuwendungen in einer Anlage aufgelistet und darauf verwiesen werden.
Die Haftung, die viele nicht kennen
Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung ausstellt, haftet für die entgangene Steuer — pauschal mit einem Prozentsatz des bescheinigten Betrags. Dasselbe gilt, wenn eine Zuwendung nicht zweckentsprechend verwendet wird.
Diese sogenannte Ausstellerhaftung trifft zunächst den Verein. Der Vorstand kann darüber hinaus persönlich in Anspruch genommen werden, wenn ihm Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist — die Haftungsbeschränkung für ehrenamtliche Vorstände greift im Steuerrecht nicht in gleicher Weise wie im Vereinsrecht.
Praktisch heißt das: Im Zweifel lieber keine Bescheinigung ausstellen und beim Steuerberater nachfragen, als eine falsche in Umlauf bringen.
Was das für eure Website bedeutet.
Wer online Spenden annimmt, hat drei Aufgaben zu lösen: Die Zahlung muss funktionieren, die Daten für die Bescheinigung müssen vollständig erfasst werden, und am Jahresende muss jemand die Bestätigungen erzeugen.
Vollständige Daten von Anfang an. Für eine Bescheinigung braucht ihr Name und vollständige Anschrift. Ein Spendenformular, das nur die E-Mail-Adresse abfragt, führt im Januar zu Nachfragen bei Leuten, die sich kaum erinnern. Besser gleich fragen — mit dem Hinweis, wofür die Adresse gebraucht wird.
Die Bestätigungsmail als Nachweis. Wenn die automatische Mail bereits Zweck, Freistellungsangaben und die Unterscheidung Spende/Beitrag enthält, taugt sie für Beträge unterhalb der Grenze als vereinfachter Nachweis. Das erspart euch die meisten Einzelbescheinigungen.
Der Jahresexport. Sammelbestätigungen für Dauerspender von Hand zusammenzustellen kostet einen Nachmittag. Aus einer Spendenverwaltung heraus ist es ein Export — mit Beträgen, Daten und Adressen in einer Datei, aus der die Bestätigungen erzeugt werden.
Wie wir das lösen
Unser Spenden-Baustein erfasst die nötigen Angaben beim Spenden, verschickt eine Bestätigungsmail, die für kleine Beträge als Nachweis taugt, und erzeugt am Jahresende die Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster — inklusive Sammelbestätigungen für Dauerspender und einem Export für die Buchhaltung.
Wie das mit dem Rest zusammenspielt, steht auf der Seite zur Website-Betreuung.
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Hinweis: Dieser Text gibt allgemeine Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Beträge, Grenzen und Formvorschriften ändern sich; maßgeblich ist immer die aktuelle Rechtslage und der Bescheid eures Finanzamts. Für die Beurteilung eures Einzelfalls fragt bitte einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
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