Anmeldungen, die nicht
im Postfach versanden.
Kurse, Auftritte, Ferienfahrten, ein Turnier: Ihr sammelt Anmeldungen ein — und am Ende sitzt jemand mit sechzig E-Mails und einer Tabelle da, die nie ganz stimmt. Das geht auch anders, und zwar auf eurer eigenen Website.
Ein Anmeldeformular auf eurer Website nimmt die Angaben strukturiert auf, verschickt die Bestätigung von allein, dokumentiert die Einwilligungen und legt eine Teilnehmerliste an, die ihr exportieren könnt. Wir richten es ein, pflegen es und halten es DSGVO-fest — als Baustein zu eurer Vereinswebsite.
Was wir damit nicht meinen: ein Ticketing-System mit Saalplan, Platzwahl und Kartenzahlung. Für Anmeldungen, Kurse, Wartelisten und Vereinsveranstaltungen reicht das hier — für ein Theater mit nummerierten Plätzen nicht.
Die Checkliste, bevor ihr irgendwas baut.
Egal, womit ihr das Formular am Ende umsetzt — diese Liste entscheidet, ob es hinterher funktioniert. Die meisten Formulare in Vereinen scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass drei Felder fehlen und eine Einwilligung falsch gestellt ist.
ANMELDEFORMULAR — FELDER UND PFLICHTEN
1 WER MELDET AN
[ ] Einzelperson oder Verein / Einrichtung / Gruppe
(diese eine Auswahl steuert, welche Felder danach erscheinen)
[ ] Name der Einrichtung, des Vereins oder der Gruppe
[ ] Ansprechperson: Vor- und Nachname
[ ] E-Mail (Pflicht — dorthin geht die Bestätigung)
[ ] Telefon (für Rückfragen am Veranstaltungstag)
[ ] Ort
2 WORUM ES GEHT
[ ] Auswahl der Veranstaltung, des Kurses oder des Termins
[ ] Kategorie oder Sparte
[ ] Altersgruppe
[ ] Dauer des Beitrags oder gewünschte Zeit
[ ] Titel des Beitrags, der Choreografie, des Stücks
[ ] Freitext für Besonderheiten (Technik, Barrierefreiheit, Allergien)
3 WER MITKOMMT
[ ] Wiederholbare Teilnehmerzeile: Vorname, Name, Alter
[ ] Anzahl der Begleitpersonen
[ ] Bis wann Nachmeldungen möglich sind
4 PFLICHTANGABEN UND EINWILLIGUNGEN
[ ] Teilnahmebedingungen zur Kenntnis genommen (Pflicht-Ankreuzfeld)
[ ] Einwilligung in die Datenverarbeitung — mit Zweck und Speicherdauer
[ ] Foto- und Videoeinwilligung: GETRENNT, freiwillig, abwählbar
[ ] Bei Minderjährigen: Einwilligung der Sorgeberechtigten
[ ] Link auf die Datenschutzerklärung
5 WAS DAS FORMULAR VON ALLEIN TUN SOLLTE
[ ] Bestätigungsmail an die anmeldende Person
[ ] Benachrichtigung an die Geschäftsstelle
[ ] Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung mitspeichern
[ ] Anmeldung öffnen und schließen, ohne die Seite umzubauen
[ ] Warteliste, sobald die Plätze voll sind
[ ] Export als Tabelle — für Listen, Urkunden, Abrechnung
Ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Ändert, was ihr braucht — es ist eure Vorlage.
Punkt 5 ist der, den fast alle übersehen. Ein Formular, das nur eine E-Mail auslöst, hat euch nichts abgenommen: Ihr habt die Daten dann in sechzig Mails statt in sechzig Mails — nur schöner formatiert.
Drei Fallen, die teuer werden können.
Die Einwilligung ist nicht nachweisbar
Das Häkchen war gesetzt — aber nirgends steht, wann, wozu und in welchem Wortlaut. Wer eine Einwilligung als Rechtsgrundlage nutzt, muss sie belegen können. Das Formular muss Zeitpunkt und Text mitschreiben, nicht nur den Haken.
Die Fotoeinwilligung hängt am Pflichtfeld
Wer nur teilnehmen kann, wenn er der Veröffentlichung von Fotos zustimmt, hat nicht freiwillig eingewilligt — und damit ist die Einwilligung wertlos. Teilnahme und Fotoerlaubnis gehören in zwei getrennte Felder, und das zweite darf leer bleiben.
Die Liste bleibt für immer liegen
Anmeldungen von 2019 im Postfach, Teilnehmerlisten mit Geburtsjahren von Kindern in der Cloud. Zu jeder Anmeldung gehört eine Löschfrist, die im Formular steht und danach auch eingehalten wird.
Die zweite Falle ist die häufigste, und sie fällt erst auf, wenn jemand widerspricht. Beim Bild von Kindern kommt neben dem Datenschutz noch das Recht am eigenen Bild dazu:
Wortlaut · § 22 KunstUrhGBildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Die Einwilligung gilt im Zweifel als erteilt, wenn der Abgebildete dafür, daß er sich abbilden ließ, eine Entlohnung erhielt.
§ 22 KunstUrhG bei gesetze-im-internet.de
Bei Minderjährigen entscheiden die Sorgeberechtigten, ab etwa 14 Jahren in der Regel gemeinsam mit dem Kind. Praktisch heißt das: Die Einwilligung muss zur Anmeldung dazu, nicht später per Zuruf am Veranstaltungstag eingesammelt werden. Muster dafür haben wir.
Ihr sagt, was ihr braucht. Den Rest machen wir.
- Formular auf eurer Website, im Design eurer Seite — kein fremdes Fenster, keine fremde Domain
- Felder, die sich nacheinander zeigen: Einzelperson oder Gruppe, und schon passt der Rest
- Wiederholbare Teilnehmerzeilen für Gruppen, ohne dass jemand ein PDF ausfüllt
- Bestätigungsmail an die Anmeldenden, Benachrichtigung an eure Geschäftsstelle
- Einwilligungen getrennt, dokumentiert und mit Löschfrist
- Anmeldung öffnen und schließen per Schalter — auch für mehrere Veranstaltungen getrennt
- Warteliste, wenn die Plätze voll sind
- Export als Tabelle für Teilnehmerlisten, Urkunden und die Abrechnung
- Änderungen im laufenden Jahr: neue Kategorie, neuer Termin, neues Feld — sagt Bescheid, wir machen das
Der Baustein kommt zur Vereinswebsite dazu und ist monatlich kündbar wie alles andere. Was das zusammen kostet, steht bei den Bausteinen.
Vier Festivals, ein Formular.
Der Förderkreis künstlerische Jugendarbeit richtet Kinder- und Jugendfestivals in Barnim, Märkisch-Oderland, Angermünde und Marzahn-Hellersdorf aus. Angemeldet werden Tanzgruppen, Chöre, Schulklassen und Einzelkinder — mit Kategorie, Altersgruppe, Auftrittsdauer und vollständiger Namensliste, weil am Ende jedes Kind eine Urkunde bekommt.
Auf allen vier Websites steht dasselbe Formular. Die Anmeldungen laufen von dort direkt in ein System, das daraus den Ablaufplan baut und die Urkunden erzeugt. Öffnen und Schließen der Anmeldung ist ein Schalter — für jedes Festival einzeln, ohne dass jemand eine Seite anfasst.
Das ist der Unterschied, um den es hier geht: nicht ein hübscheres Formular, sondern eines, an dem hinten etwas dranhängt. Die ganze Geschichte steht in der Fallstudie.
Am Rand, aber nicht unwichtig: Wer Anmeldungen digital einsammelt, hat am Jahresende die Zahlen für den Bericht an die Mitgliederversammlung — Teilnehmerzahlen, Gruppen, Entwicklung über die Jahre. Für Förderanträge ist genau das die Sorte Beleg, die sonst mühsam zusammengesucht wird.
Was Vorstände dazu fragen.
Brauchen wir dafür eine eigene Software?
Können wir damit auch Geld einnehmen?
Wir haben schon eine Vereinssoftware. Kollidiert das?
Was passiert mit den Daten nach der Veranstaltung?
Können wir die Anmeldung selbst schließen?
Und wenn wir mitten in der Saison etwas ändern wollen?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Erzählt uns,
was ihr einsammeln müsst.
Kurse, Auftritte, Ferienfahrt, Turnier — wir schauen uns an, welche Felder ihr braucht und was hinten dranhängen soll. Danach wisst ihr, ob sich das für euch lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch.
Alle Bausteine ansehen →Oder erst mal reden: 20 Minuten am Telefon, kostenlos.