Für Kleingärtnervereine

Zweihundert Bewerbungen.
Drei freie Parzellen.

Kein Kleingärtnerverein hat ein Nachwuchsproblem. Ihr habt ein Verwaltungsproblem — und es steckt im Postfach des Vorsitzenden. Eine Website, die Bewerbungen ordnet, Regeln erklärt und Rückfragen erspart.

EINE VORBEMERKUNG

Bei euch ist alles genau andersherum.

Die meisten Vereine, mit denen wir arbeiten, kämpfen um Sichtbarkeit. Chöre suchen Sänger, Feuerwehren suchen Nachwuchs, Sportvereine suchen Mitglieder. Bei euch ist es umgekehrt: Nach „Schrebergarten“ wird monatlich 22.200-mal gesucht, nach „Kleingarten Berlin“ 1.300-mal. Ihr müsst nicht gefunden werden — ihr müsst den Andrang sortieren.

Deshalb sieht eine gute Kleingartenverein-Website anders aus als alles andere, was wir bauen. Sie wirbt nicht. Sie erklärt, filtert und dokumentiert. Ihr wichtigster Effekt ist nicht, dass mehr Leute kommen, sondern dass weniger, aber passendere kommen — und dass der Vorstand nicht mehr vierzigmal dieselbe Mail beantwortet.

Der häufigste Satz, den wir von Kleingartenvorständen hören: „Ich erkläre jede Woche dasselbe.“ Genau das ist eine Aufgabe für eine Website, nicht für einen Menschen.

HAND AUFS HERZ

Kommt euch das bekannt vor?

„Die Bewerbungen liegen in meinem Postfach.“

Manche von 2021, manche ohne Telefonnummer, manche doppelt. Wer noch will, weiß niemand. Und wenn der Vorsitzende wechselt, wandert die Warteliste als Excel-Datei per USB-Stick weiter — oder gar nicht.

„Die Leute wissen nicht, worauf sie sich einlassen.“

Anbaupflicht, Gemeinschaftsarbeit, Laubengröße, Ablöse an den Vorgänger. Wer das erst beim Besichtigungstermin erfährt, springt ab — nachdem drei Vorstandsmitglieder ihren Samstag investiert haben.

„Unsere Seite ist von 2014.“

Gebaut vom Pächter aus Parzelle 47, der inzwischen aufgehört hat. Auf dem Handy zerfällt sie, die Termine stimmen nicht, und ins Backend kommt niemand mehr rein.

Wenn euch davon etwas bekannt vorkommt: Das kriegen wir hin.

FÜR KLEINGÄRTNERVEREINE GEMACHT

Was wir für eure Anlage übernehmen.

Wir betreuen seit 2007 Vereine. Was Kleingärtnervereine besonders macht: Ihr habt eine Öffentlichkeit, die zu groß ist, und eine Mitgliedschaft, die viel Verwaltung braucht. Beides muss die Seite auseinanderhalten.

Bewerbungsformular mit Warteliste — statt einer E-Mail-Adresse. Mit Eingangsbestätigung, laufender Nummer und der Möglichkeit, sich selbst wieder auszutragen
Die Seite „Wie komme ich an einen Garten?“ — Ablauf, Wartezeit, Pacht, Umlagen, Ablöse, Anbaupflicht, Gemeinschaftsstunden. Die Seite, die eure Rückfragen halbiert
Dokumentenablage — Satzung, Gartenordnung, Pachtvertrag, Wertermittlungsrichtlinie, Formulare. Öffentlich, was öffentlich sein soll, geschützt der Rest
Terminkalender — Arbeitseinsätze, Wasser an und ab, Vereinsfest, Jahreshauptversammlung, Sprechstunde des Vorstands
Anmeldung zu Arbeitseinsätzen — wer kommt wann, mit Platzzahl und Erinnerungsmail. Statt Liste am Schaukasten
Mitgliederbereich — Protokolle, Beschlüsse, Abrechnungen, interne Rundschreiben. Nur für Pächter, mit eigenem Zugang
Rundschreiben per Mail — Einladung zur Jahreshauptversammlung, Wasserabstellung, kurzfristige Absagen. Erreicht auch die, die nicht am Schaukasten vorbeikommen
DSGVO und Barrierefreiheit — erledigt. Gerade bei Bewerberdaten und Wartelisten ein Thema, das schnell unangenehm wird
EIN TYPISCHES SETUP

Was ein Kleingärtnerverein meistens bucht.

Kein festes Paket — ein realistisches Beispiel für eine Anlage mit rund hundert Parzellen und langer Warteliste.

BausteinWofürMonatlich
Vereinswebsite
Basis		 Hosting, Domain, SSL, Updates, Backups, DSGVO, 1 h Inhaltspflege 99 €
Ticketing & Anmeldungen Bewerbungen mit Warteliste, Anmeldung zu Arbeitseinsätzen 39 €
Mitgliederbereich Protokolle, Gartenordnung, Formulare, interne Rundschreiben 49 €
Newsletter Rundschreiben an alle Pächter, Einladung zur Versammlung 19 €
Zusammen Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar 206 €

Netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei hundert Parzellen sind das rund 2,06 € je Parzelle und Monat — in vielen Anlagen weniger als die Umlage für den Schaukasten. Bewusst nicht dabei: SEO. Ihr braucht keine zusätzliche Sichtbarkeit, ihr braucht weniger Rückfragen.

EHRLICH GESAGT

Wir machen keine Kleingartensoftware.

Das gehört an diese Stelle, bevor jemand mit falschen Erwartungen anruft. Für Pachtabrechnung, Wasser- und Stromzähler, Umlagen, Beitragseinzug und Mitgliederkonten gibt es spezialisierte Programme — mehrere davon ausgereift, seit Jahren am Markt und deutlich näher an eurer Buchhaltung, als wir es je sein wollen. Wenn ihr so etwas nutzt: behaltet es.

Wir machen das, was nach außen und an die Pächter geht: die Website, die Bewerbungen, die Termine, die Dokumente, die Rundschreiben. Das ist eine andere Aufgabe, und in den meisten Vereinen liegt sie brach, während die Verwaltungssoftware längst läuft.

Macht eure Software — Pachtabrechnung, Zählerstände, Umlagen, Beitragseinzug, Mitgliederkonten, Mahnwesen
Machen wir — Website, Bewerbungen, Warteliste, Termine, Dokumente, Mitgliederbereich, Rundschreiben
Wo es sich trifft — wenn ein Export reicht oder eine Schnittstelle existiert, verbinden wir beides, damit nichts doppelt gepflegt wird

Eure alte Seite bleibt erst mal stehen

Wir schalten nichts ab. Die bisherige Website läuft weiter, während wir die neue daneben aufbauen. Ihr schaut zu, gebt Rückmeldung, ändert Sachen. Erst wenn ihr zufrieden seid, zeigt die Domain auf die neue Seite — und die alte bleibt als Rückfahrkarte erreichbar.

Falls niemand mehr die Zugangsdaten der alten Seite hat, weil der Pächter aus Parzelle 47 aufgehört hat: Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wir bekommen die Inhalte meist trotzdem übernommen.

HÄUFIGE FRAGEN

Von Kleingärtnervereinen.

Wir haben mehr Bewerber, als wir je vergeben können. Warum überhaupt ein Formular?
Gerade deshalb. Ein Formular fragt strukturiert ab, was ihr für die Vergabe braucht, bestätigt den Eingang, vergibt eine Nummer und lässt Leute sich selbst wieder austragen. Erfahrungsgemäß meldet sich ein erheblicher Teil einer alten Warteliste nach zwei Jahren nicht mehr — bei einem Postfach merkt das niemand, bei einer Liste mit jährlicher Bestätigung schon. Die Liste wird kürzer und ehrlicher.
Dürfen wir eine Warteliste überhaupt führen? Stichwort Datenschutz.
Ja, für die Vergabe von Parzellen habt ihr ein berechtigtes Interesse an diesen Daten. Wichtig sind drei Dinge: Die Bewerber müssen wissen, was ihr speichert und wie lange. Die Daten dürfen nicht auf privaten Rechnern verstreut liegen. Und Altdatensätze müssen irgendwann gelöscht werden. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Formular mit Löschfrist und einer Excel-Datei im Postfach des Vorsitzenden.
Müssen wir die Vergabekriterien öffentlich machen?
Vorgeschrieben ist es nicht, sinnvoll fast immer. Ob ihr nach Eingangsdatum vergebt, Familien mit Kindern bevorzugt oder auf Wohnortnähe achtet — wenn es nachlesbar ist, entfallen die Anrufe, warum jemand anders zuerst dran war. Vereine, die das offen haben, berichten von deutlich weniger Ärger bei der Vergabe.
Was kostet ein Garten — sollen wir das auf die Seite schreiben?
Unbedingt, und zwar vollständig: Pacht, Vereinsbeitrag, Umlagen, Versicherung, Wasser — und dass zusätzlich eine Ablöse an den Vorgänger fällig wird, deren Höhe die Wertermittlung feststellt. Genau diese Ablöse ist der Punkt, an dem Bewerber abspringen, wenn sie erst spät davon erfahren. Wie sie zustande kommt, erklärt unser Ratgeber zur Wertermittlung im Kleingarten.
Können mehrere Vorstandsmitglieder die Seite pflegen?
Ja, und das empfehlen wir ausdrücklich. Jeder bekommt einen eigenen Zugang mit passenden Rechten — der Schriftführer die Protokolle, der Vorsitzende die Termine, wer mag die Bilder vom Sommerfest. Damit hängt nichts mehr an einer Person. Bei Vorstandswechseln richten wir die neuen Zugänge kostenlos ein, und die alten werden gesperrt.
Unser Verband bietet auch Websites an. Warum ihr?
Wenn das Angebot eures Verbands passt, nehmt es — es ist meist günstiger, und wir haben nichts davon, euch etwas zu verkaufen, das ihr nicht braucht. Wir werden gerufen, wenn dort Bewerbungsformulare mit Warteliste fehlen, wenn niemand die Inhalte pflegt oder wenn der Verein eine eigene Gestaltung will. Sagt uns im Erstgespräch, was ihr habt — wenn ihr damit besser fahrt, sagen wir das.
PASST DAZU

Das könnte euch auch helfen.

Kai Rauch, Inhaber von vereinsbühne

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20 Minuten Telefon. Ihr erzählt, wie eure Seite heute aussieht und wo die Bewerbungen liegen bleiben, wir schlagen ein Setup vor — mit konkretem Monatspreis.

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