Rücktritt aus dem Vorstand.
Erklärung und Bestätigung.

Erklären — und bestätigen lassen.

An den Vorstand des
Musterverein e. V.
z. Hd. ____________
Musterstraße 1
12345 Musterstadt

                                          Musterstadt, den ____________

Niederlegung meines Vorstandsamtes

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Vorstandskolleginnen und -kollegen,

hiermit lege ich mein Amt als ____________ des Musterverein e. V.
mit Wirkung zum ____________ nieder.

[Falls gewünscht, ein Satz zur Begründung — rechtlich nicht nötig:]
____________________________________________________________

Bis zu diesem Zeitpunkt stehe ich für die Übergabe meiner Aufgaben zur
Verfügung. Die mir überlassenen Unterlagen, Schlüssel und Zugänge gebe
ich bei der Übergabe zurück.

Ich bitte um eine kurze schriftliche Bestätigung des Zugangs dieser
Erklärung.

Mit freundlichen Grüßen


____________________
(Name)

Musterverein e. V.
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

                                          Musterstadt, den ____________

Bestätigung des Zugangs

Sehr geehrte/r ____________,

hiermit bestätigen wir den Zugang Ihrer Erklärung vom ____________, mit
der Sie Ihr Amt als ____________ mit Wirkung zum ____________
niedergelegt haben.

Der Vorstand hat die Niederlegung in seiner Sitzung am ____________ zur
Kenntnis genommen. Die Änderung wird zur Eintragung in das
Vereinsregister angemeldet (§ 67 BGB).

Die Übergabe Ihrer Aufgaben ist für den ____________ vorgesehen.

Wir danken Ihnen für Ihre Arbeit im Verein.

Mit freundlichen Grüßen


____________________
für den Vorstand

Fünf Punkte, die oft fehlen.

• An wen die Erklärung geht. An den Vorstand als Organ, nicht an die Mitgliederversammlung. Bei einem zweiköpfigen Vorstand also an die andere Person — schriftlich, nicht im Vorbeigehen.
• Der Zeitpunkt. Sofort oder zu einem Datum. Ein Rücktritt „zum Ende der Amtszeit“ ist kein Rücktritt, sondern ein Verzicht auf die Wiederwahl — das ist etwas anderes und gehört anders formuliert.
• Keine Begründung nötig. Wer einen Grund nennt, sollte wissen, dass er im Protokoll landen kann. Ein Satz genügt, oder gar keiner.
• Der Zugang zählt. Deshalb die Bestätigung. Ohne sie streiten im Zweifel zwei Menschen darüber, ob und wann etwas angekommen ist.
• Unterlagen und Zugänge. Schlüssel, Karten, Passwörter, Vollmachten — im Schreiben ansprechen und bei der Übergabe abhaken. Bankvollmachten erlöschen nicht automatisch mit dem Amt.

Jederzeit möglich — aber nicht zur Unzeit.

Das BGB regelt den Rücktritt nicht ausdrücklich. Geregelt ist die andere Richtung, die Abberufung durch den Verein:

Wortlaut · § 27 Abs. 2 BGB

Die Bestellung ist jederzeit widerruflich, unbeschadet des Anspruchs auf die vertragsmäßige Vergütung. Die Widerruflichkeit kann durch die Satzung auf den Fall beschränkt werden, dass ein wichtiger Grund für den Widerruf vorliegt; ein solcher Grund ist insbesondere grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung.

§ 27 Abs. 2 BGB bei gesetze-im-internet.de

Für die Niederlegung gilt der anerkannte Gegensatz: Sie ist ebenfalls jederzeit möglich — niemand muss ein Ehrenamt gegen seinen Willen weiterführen. Anerkannt ist aber auch die Grenze: nicht zur Unzeit. Wer am Tag vor der Steuererklärung geht, ohne die Unterlagen zu übergeben, kann für den daraus entstehenden Schaden einstehen müssen. Praktisch heißt das: eine Frist setzen, die Übergabe anbieten, beides schriftlich.

Der ernstere Fall ist der handlungsunfähige Vorstand:

Wortlaut · § 29 BGB

Soweit die erforderlichen Mitglieder des Vorstands fehlen, sind sie in dringenden Fällen für die Zeit bis zur Behebung des Mangels auf Antrag eines Beteiligten von dem Amtsgericht zu bestellen, das für den Bezirk, in dem der Verein seinen Sitz hat, das Vereinsregister führt.

§ 29 BGB bei gesetze-im-internet.de

Eine Notbestellung durch das Gericht ist möglich, aber niemand will sie: Sie kostet Zeit, Geld und Ansehen. Der übliche Weg ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung mit Nachwahl — was dafür nötig ist, steht in Mitgliederversammlung einberufen.

Vier Dinge in den ersten zwei Wochen.

1. Registeranmeldung

   Jede Änderung des Vorstands ist anzumelden (§ 67 BGB), mit notariell beglaubigten Unterschriften. Solange das nicht passiert ist, steht die ausgeschiedene Person im Register — mit allem, was daran hängt.

2. Bank, Versicherung, Verband

   Vollmachten ändern, Meldungen aktualisieren. Eine Bankvollmacht endet nicht mit dem Amt, sondern erst, wenn jemand sie widerruft.

3. Impressum und Website

   Der vertretungsberechtigte Vorstand steht im Impressum. Ein Impressum mit einer Person, die nicht mehr im Amt ist, ist ein Rechtsfehler — und der erste Ort, an dem es auffällt.

4. Übergabe der Zugänge

   Postfach, Cloud, Vereinssoftware, Social Media, Zwei-Faktor-Codes. Die Liste dafür steht im Übergabeprotokoll.

Zum Rücktritt.