Übergabeprotokoll.
Die Liste für den Wechsel.
Acht Kategorien, eine Unterschrift, und am Ende weiß der neue Vorstand, was er hat — und was fehlt. Gekürzt aus dem Inventar, mit dem wir Übergaben begleiten.
Ein Übergabeprotokoll hält fest, was übergeben wurde, was geprüft ist und was fehlt. Der letzte Punkt ist der wichtigste: „Offen geblieben“ ist keine Schwäche des Protokolls, sondern sein Zweck. Rechtlich verlangt niemand ein Übergabeprotokoll — praktisch ist es das einzige Dokument, das den neuen Vorstand vor geerbten Problemen schützt.
Ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Ausdrucken und abhaken geht auch.
Acht Kategorien, ein Blatt.
ÜBERGABEPROTOKOLL VORSTAND
Verein: ____________________ e. V.
Übergabe von: ____________________ (Amt: ____________)
Übergabe an: ____________________ (Amt: ____________)
Datum: ____________ Ort: ____________
Legende: [x] übergeben und geprüft [o] übergeben, noch nicht geprüft
[–] nicht vorhanden [!] fehlt / ungeklärt
A FORMALES
[ ] Wahlprotokoll der Mitgliederversammlung vom ____________
[ ] Registeranmeldung veranlasst am ____________ (Notar: ____________)
[ ] Satzung (Fassung vom ____________) und Beschlusssammlung
[ ] Freistellungsbescheid des Finanzamts vom ____________
[ ] Meldungen an Dachverband / Landesverband
B ZUGÄNGE
[ ] Vereinspostfach ____________________
[ ] Domain und Hosting (Anbieter: ____________, Inhaber: ____________)
[ ] Website / Redaktionssystem
[ ] Vereinssoftware / Mitgliederverwaltung
[ ] Cloud, Dateiablage
[ ] Social-Media-Konten: ____________________
[ ] Zwei-Faktor-Geräte, Codes, Wiederherstellungsschlüssel
[ ] Schlüssel, Karten, Codes für Räume: Anzahl ____
C GELD
[ ] Bankkonten: ____________________ IBAN ____________________
[ ] Vollmachten geändert am ____________
[ ] Kassenbestand bar: ________ €, übergeben am ____________
[ ] Offene Rechnungen / Forderungen: ____________________
[ ] Lastschriftmandate, Beitragslauf, nächster Einzug am ____________
D VERTRÄGE
[ ] Miete / Nutzung Räume, Laufzeit bis ____________
[ ] Versicherungen: ____________________
[ ] Energie, Telefon, Internet
[ ] Software-Abos, Lizenzen
[ ] Dienstleister (Steuerberatung, Website, Reinigung)
E FRISTEN
[ ] Steuererklärung fällig am ____________
[ ] Verwendungsnachweise: ____________________
[ ] Versicherungs- und Vertragskündigungsfristen
[ ] Führungszeugnisse: nächste Vorlage am ____________
[ ] Einladungsfrist nächste Mitgliederversammlung
F LAUFENDE VORGÄNGE
[ ] Offene Anträge (Förderung, Zuschuss): ____________________
[ ] Geplante Veranstaltungen mit Zusagen: ____________________
[ ] Streitfälle, Beschwerden, offene Zusagen
G WISSEN
[ ] Wer ist Ansprechpartner wofür (Liste)
[ ] Ungeschriebene Regeln, wiederkehrende Termine
[ ] Was im letzten Jahr schiefging und warum
H OFFEN GEBLIEBEN
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übergebende Person übernehmende PersonKürzt, was auf euch nicht zutrifft. Was ihr streicht, solltet ihr bewusst streichen — nicht übersehen.
Vier Regeln, die den Unterschied machen.
- Zwei Häkchen, nicht eines. „Übergeben“ heißt nicht „funktioniert“. Ein Zugang gilt erst als erledigt, wenn die übernehmende Person sich einmal selbst angemeldet hat.
- Passwörter gehören nicht ins Protokoll. Notiert, dass ein Zugang übergeben und getestet wurde — nie die Zugangsdaten selbst. Die gehören in einen Passwortmanager, der dem Verein gehört.
- „Offen geblieben“ ehrlich ausfüllen. Ein Protokoll ohne offene Punkte ist fast immer ein unvollständiges Protokoll. Was hier steht, ist die Aufgabenliste der ersten Wochen.
- Beide unterschreiben, am selben Tag. Und beide bekommen eine Kopie. Später erinnert sich niemand mehr, was in dem Karton war.
Kein Gesetz — aber ein Register.
Ein Übergabeprotokoll ist nirgends vorgeschrieben. Was vorgeschrieben ist, hängt aber daran:
Wortlaut · § 67 Abs. 1 BGBJede Änderung des Vorstands ist von dem Vorstand zur Eintragung anzumelden. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen.
§ 67 Abs. 1 BGB bei gesetze-im-internet.de
Solange die Anmeldung nicht erfolgt ist, steht der alte Vorstand im Register — und wird von Banken, Ämtern und Vertragspartnern als vertretungsberechtigt behandelt. Das Übergabeprotokoll ist der Ort, an dem ihr festhaltet, dass das veranlasst ist, und wann.
Der zweite Grund ist die Haftung. Wer ein Amt übernimmt, übernimmt keine fremden Fehler — aber sobald er ein Problem kennt und liegen lässt, wird es seines. Ein Protokoll, in dem „Steuererklärung 2025 nicht abgegeben“ steht, ist unangenehm. Ein Verein, in dem das niemand weiß, ist gefährlich. Mehr dazu unter Haftung des Vereinsvorstands.
Das Muster löst das Blatt Papier. Es löst nicht die Frage, ob ihr an alles gedacht habt. Dafür gibt es den 14-Tage-Ablauf.
Drei Muster, die wir immer wieder sehen.
Die Domain läuft auf eine Privatperson
Meist auf einen Vorsitzenden von vor zwölf Jahren. Fällt erst auf, wenn die Rechnung nicht mehr bezahlt wird oder die Seite offline geht. Gehört in Kategorie B, mit dem Namen des Inhabers.
Der Zwei-Faktor-Code hängt am alten Handy
Postfach übergeben, Passwort bekannt — und die Anmeldung scheitert am Bestätigungscode, der an eine Nummer geht, die niemand mehr hat. Deshalb: anmelden, nicht nur übergeben.
Das Wissen ist nicht in Kategorie G
Wer im Januar wegen der Hallenzeiten anruft, welcher Sponsor gepflegt werden will, warum der Termin im Mai nie funktioniert. Nichts davon steht in Unterlagen — und genau das fehlt dem neuen Vorstand am meisten.
Am Rand: Kategorie F ist die interessanteste Zeile des ganzen Protokolls. Geplante Veranstaltungen und offene Anschaffungen sind Vorhaben, für die es oft noch Fördermittel gäbe — solange nichts bestellt und nichts unterschrieben ist. Danach gilt das Vorhaben als begonnen und ist meist ausgeschlossen (Nr. 1.3 der Verwaltungsvorschriften zu § 44 BHO).
Zum Übergabeprotokoll.
Sind wir verpflichtet, ein Übergabeprotokoll zu machen?
Gehören Passwörter ins Protokoll?
Was, wenn der alte Vorstand nicht mitmacht?
Wie lange dauert eine Übergabe realistisch?
Brauchen wir das auch bei nur einem Wechsel?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Zwei Wochen,
ein Protokoll am Ende.
Die Liste ist der Anfang. Vorstandswechsel 14 füllt sie mit euch aus, hakt nach, testet die Zugänge und liefert am Tag 14 den Stand: erledigt, getestet, offen, ungeklärt.
Vorstandswechsel 14 ansehen →Oder erst mal reden: 20 Minuten am Telefon, kostenlos.