Protokoll der Mitgliederversammlung.
Das vollständige Muster.
Ein Ergebnisprotokoll mit allen Angaben, die später jemand braucht — das Registergericht, das Finanzamt, der nächste Vorstand. Zum Kopieren, ohne E-Mail.
Ein Protokoll muss festhalten, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde, wer anwesend war, was beschlossen wurde und mit welchen Stimmen. Bei Wahlen kommen Amt, vollständiger Name, Geburtsdatum, Wohnort und die ausdrückliche Annahme der Wahl dazu — das braucht das Registergericht. Unterschrieben wird von Versammlungsleitung und Protokollführung.
Ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Kopieren, ausfüllen, unterschreiben.
Acht Punkte, eine Unterschrift.
PROTOKOLL DER MITGLIEDERVERSAMMLUNG Verein: Musterverein e. V., Musterstadt Registernummer: VR ____ beim Amtsgericht ____________ Datum: ____________ Ort: ____________ Beginn / Ende: ____ Uhr / ____ Uhr Versammlungsleitung: ____________ Protokollführung: ____________ Anwesend: ____ stimmberechtigte Mitglieder laut Anwesenheitsliste (Anlage 1), davon ____ mit Vollmacht (Anlage 2). TOP 1 Eröffnung und Feststellungen Die Versammlungsleitung eröffnet um ____ Uhr, begrüßt die Anwesenden und stellt fest: Die Einladung ist am ____________ in der nach der Satzung vorgeschriebenen Form an alle Mitglieder ergangen; die Ladungsfrist von ____ Wochen ist gewahrt; die Tagesordnung lag bei. Gegen die Tagesordnung werden keine Einwände erhoben. Die Versammlung ist beschlussfähig. TOP 2 Bericht des Vorstands ____________________________________________________________ TOP 3 Kassenbericht Einnahmen ________ €, Ausgaben ________ €, Bestand zum 31.12. ________ €. TOP 4 Bericht der Kassenprüfer Die Kassenprüfer ____________ und ____________ berichten über die Prüfung vom ____________ und empfehlen die Entlastung des Vorstands. TOP 5 Entlastung des Vorstands Antrag: „Die Mitgliederversammlung erteilt dem Vorstand für das Geschäftsjahr ____ Entlastung." Abstimmung: Ja ____ / Nein ____ / Enthaltungen ____ Die betroffenen Vorstandsmitglieder haben nicht mitgestimmt (§ 34 BGB). Beschluss: angenommen / abgelehnt. TOP 6 Wahlen Amt: ____________ Vorgeschlagen: ____________, geboren am ______, wohnhaft ____________ Abstimmung: Ja ____ / Nein ____ / Enthaltungen ____ Die gewählte Person nimmt die Wahl an. (Je Amt einzeln wiederholen.) TOP 7 Anträge Antrag von ____________ im Wortlaut: ____________________________________________________________ Abstimmung: Ja ____ / Nein ____ / Enthaltungen ____ TOP 8 Verschiedenes Aussprache ohne Beschlussfassung. Ende der Versammlung: ____ Uhr ____________________ ____________________ Versammlungsleitung Protokollführung Anlagen: 1 Anwesenheitsliste · 2 Vollmachten · 3 Einladung mit Tagesordnung
Ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Ändert, was ihr braucht — es ist eure Vorlage.
Sechs Stellen, an denen Protokolle scheitern.
- Die Feststellung zur Einladung. Der wichtigste Satz des ganzen Protokolls. Wer später einen Beschluss angreift, greift fast immer die Ladung an — und dann zählt, was hier steht.
- Zahlen statt „einstimmig“. Ja, Nein, Enthaltungen. Auch wenn alle dafür sind: die Zahl dazuschreiben.
- Wahlen einzeln. Jedes Amt, jede Person, jedes Ergebnis — und die Annahme der Wahl. Ein Protokoll mit „der Vorstand wurde gewählt“ geht vom Registergericht zurück.
- Anträge im Wortlaut. Nicht sinngemäß. Ein Beschluss kann nur so weit reichen wie der Text, über den abgestimmt wurde.
- Unter „Verschiedenes“ wird nichts beschlossen. Was dort trotzdem beschlossen wird, steht auf wackligem Grund, weil es nicht in der Einladung angekündigt war.
- Unterschreiben am selben Abend. Nicht nächste Woche, wenn die Erinnerung schon weicher ist.
Warum das Gericht euer Protokoll liest.
Für Vereine gibt es keine gesetzliche Protokollpflicht im BGB — die Pflicht steht meist in der Satzung. Sobald sich aber der Vorstand ändert, wird das Protokoll zur Urkunde:
Wortlaut · § 67 Abs. 1 BGBJede Änderung des Vorstands ist von dem Vorstand zur Eintragung anzumelden. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen.
§ 67 Abs. 1 BGB bei gesetze-im-internet.de
Diese „Urkunde über die Änderung“ ist euer Protokoll. Deshalb stehen dort Angaben, die sonst niemand bräuchte: Geburtsdatum, Wohnort, die Annahme der Wahl. Fehlt eines davon, kommt die Anmeldung zurück — und die nächste Versammlung ist ein Jahr entfernt.
Der zweite Grund steht im Beschlussrecht selbst:
Wortlaut · § 32 Abs. 1 Satz 2 BGBZur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.
§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB bei gesetze-im-internet.de
Ob das eingehalten wurde, lässt sich Jahre später nur am Protokoll und an der Einladung nachvollziehen. Beides gehört deshalb zusammen abgelegt — die Einladung als Anlage 3.
Das Muster löst das Blatt Papier. Es löst nicht die Frage, ob ihr an alles gedacht habt. Dafür gibt es den 14-Tage-Ablauf.
Was mit dem Protokoll noch passieren muss.
- Unterschreiben und ablegen
Versammlungsleitung und Protokollführung, am selben Abend. Eine Kopie ins Vereinsarchiv, eine zum Kassenbericht.
- An die Mitglieder
Wenn die Satzung es vorsieht oder es üblich ist. Spätestens auf Nachfrage — Mitglieder haben ein Einsichtsrecht in die Beschlüsse ihres Vereins.
- Zum Notar, wenn gewählt wurde
Für die Registeranmeldung braucht der Notar das Protokoll als Abschrift. Was dann kommt, steht im Ratgeber Vereinsjahr.
- In die Übergabe
Das Protokoll ist der erste Punkt jeder Übergabemappe. Wer als neuer Vorstand nicht weiß, was beschlossen wurde, verwaltet fremde Entscheidungen.
Am Rand: Protokolle sind die früheste Quelle für Vorhaben — „wir brauchen neue Noten“, „das Vereinsheim müsste gestrichen werden“. Wer das liest, bevor bestellt wird, kann noch eine Förderung beantragen; danach gilt das Vorhaben als begonnen und ist meist ausgeschlossen (Nr. 1.3 der Verwaltungsvorschriften zu § 44 BHO).
Zum Protokoll.
Wortprotokoll oder Ergebnisprotokoll?
Wer muss unterschreiben?
Müssen wir das Protokoll an alle Mitglieder schicken?
Wie lange müssen wir Protokolle aufbewahren?
Können wir digital protokollieren?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Wurde bei euch
neu gewählt?
Das Protokoll ist der Anfang. Danach kommen Register, Bank, Zugänge, Verträge und das Wissen aus drei Köpfen. Vorstandswechsel 14 macht daraus zwei geordnete Wochen.
Vorstandswechsel 14 ansehen →Oder erst mal reden: 20 Minuten am Telefon, kostenlos.