Eingetragen. Und jetzt?
Die ersten 90 Tage des e. V.
Mit dem Registerauszug beginnt der Teil, den keine Gründungsanleitung beschreibt: Finanzamt, Konto, Versicherung, Transparenzregister, Website, Mitgliederliste. Nichts davon ist schwer. Aber alles davon muss jemand tun, und in einem Jahr muss es jemand wiederfinden.
Mit dem Registerauszug in der Hand kommen die Pflichten: Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und Antrag nach § 60a AO), Vereinskonto, Haftpflichtversicherung, Transparenzregister prüfen, Impressum und Datenschutz für die Website, Mitgliederliste und Beiträge. Alles in einer Mappe, die auch der nächste Vorstand versteht.
Die Gründung ist vorbei, wenn der Ordner steht. Nicht, wenn das Gericht schreibt.
Fünf Dinge in den ersten vier Wochen.
- Registerauszug holen
Über das Registerportal, für wenige Euro. Ihr braucht ihn für Bank, Finanzamt, Versicherung und jeden Förderantrag. Zwei Ausdrucke in den Ordner.
- Finanzamt
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ausfüllen, dafür braucht der Verein ein eigenes ELSTER-Konto. Dazu den Antrag auf Feststellung nach § 60a AO mit Satzung, Protokoll und Registerauszug, wenn ihr gemeinnützig sein wollt. Das Finanzamt vergibt die Steuernummer und erlässt den Feststellungsbescheid. Schritt 4.
- Vereinskonto
Mit Registerauszug, Satzung, Protokoll und den Ausweisen der Vertretungsberechtigten. Zwei Personen mit Zugriff, Online-Banking für die Kasse. Viele Banken führen Vereinskonten kostenlos oder günstig, fragt bei Sparkasse, Volksbank und einer Direktbank an. Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen, wenn ihr Beiträge per Lastschrift einziehen wollt.
- Versicherung
Vereinshaftpflicht zuerst, sie deckt Schäden, die der Verein oder seine Ehrenamtlichen Dritten zufügen. Dazu prüfen: Unfallversicherung für Helfer (oft über Landessportbund oder die Ehrenamtsversicherung des Landes), Veranstaltungshaftpflicht, bei Räumen eine Inhaltsversicherung.
- Transparenzregister prüfen
Für eingetragene Vereine erstellt das Transparenzregister die Eintragung selbst aus dem Vereinsregister. Prüft im Register, ob die Angaben stimmen; melden müsst ihr nur, wenn sie es nicht tun.
Wortlaut · § 20a Abs. 1 Satz 1 und 2 GwGFür eingetragene Vereine nach § 21 des Bürgerlichen Gesetzbuchs erstellt die registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es hierfür einer Mitteilung nach § 20 Absatz 1 Satz 1 bedarf. Im Rahmen dieser Eintragung werden alle Mitglieder des Vorstands eines Vereins mit den Daten nach § 19 Absatz 1 als wirtschaftliche Berechtigte nach § 3 Absatz 2 Satz 5 im Transparenzregister erfasst.
§ 20a Abs. 1 Satz 1 und 2 GwG bei gesetze-im-internet.de
Absatz 2 nennt die Fälle, in denen ihr doch selbst melden müsst: wenn ein Vorstandswechsel nicht unverzüglich zum Vereinsregister angemeldet wurde, wenn ein Vorstandsmitglied nicht in Deutschland wohnt oder eine andere Staatsangehörigkeit hat, oder wenn es einen wirtschaftlich Berechtigten außerhalb des Vorstands gibt. Für die meisten Vereine gilt: nachsehen, nichts tun.
Die Liste, die den Verein ausmacht.
Der Verein besteht aus seinen Mitgliedern, und die Liste ist das Dokument, das bei jeder Versammlung, jeder Beitragsrechnung und jeder Prüfung gebraucht wird. Sie ist zugleich das erste Verzeichnis nach der DSGVO.
- Mitgliederliste mit Name, Anschrift, E-Mail, Eintrittsdatum, Mitgliedsart, Beitrag, Lastschriftmandat. Ein Ort, ein Verantwortlicher, keine Kopien auf Privatrechnern.
- Beitrittserklärung als Formular, auf Papier und auf der Website, mit Datenschutzhinweis und der Einwilligung für Fotos und E-Mail, wenn ihr sie braucht.
- Beitragsordnung, wie in der Gründungsversammlung beschlossen: Höhe, Fälligkeit, Ermäßigungen. Erste Beitragsrechnung oder erster Lastschriftlauf.
- Aufnahme der Gründungsmitglieder und der ersten Beitritte durch Vorstandsbeschluss, wie die Satzung es vorsieht, mit Datum im Protokollbuch.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, mindestens für Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug und Website. Was hineingehört, steht in der DSGVO-Checkliste.
Aus der Vorhabenseite wird die Vereinsseite.
Die Vorhabenseite hat bis hierher gezählt. Jetzt wird sie zur Website des Vereins, und dafür gelten ab dem ersten Tag drei Pflichten.
Wortlaut · § 5 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 DDGDiensteanbieter haben für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene digitale Dienste folgende Informationen, die leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein müssen, ständig verfügbar zu halten: 1. den Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind, bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform, den Vertretungsberechtigten […], 2. Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und eine unmittelbare Kommunikation mit ihnen ermöglichen, einschließlich der Adresse für die elektronische Post, […] 4. die Angabe des Handelsregisters oder ähnlicher Register, in das sie eingetragen sind, und die entsprechende Registernummer
§ 5 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 DDG bei gesetze-im-internet.de
Impressum
Name mit „e. V.“, Anschrift (die Geschäftsanschrift, nicht das Wohnzimmer des Vorsitzenden, wenn es sich vermeiden lässt), vertretungsberechtigter Vorstand mit Namen, E-Mail, Registergericht und Registernummer. Ob ein Verein „geschäftsmäßig“ handelt, ist umstritten; mit Beiträgen, Spenden und Veranstaltungen geht jeder davon aus. Also: Impressum immer.
Datenschutzerklärung
Für die Website, das Beitrittsformular, den Newsletter. Kein Text aus dem Generator, der Dienste nennt, die ihr nicht nutzt, und Dienste verschweigt, die ihr nutzt.
Domain auf den Verein
Die Domain wird jetzt auf den Verein als Inhaber umgeschrieben, mit dem Vorstand als Ansprechpartner. Nicht auf ein Mitglied, nicht auf die Agentur. Beim Vorstandswechsel wandern die Zugänge mit, nicht die Domain.
Auf die Seite gehören jetzt: die Satzung als PDF, die Beitrittserklärung, der Vorstand mit Kontakt, die Termine. Der Zähler der Vorhabenseite kann bleiben, als „so viele sind wir“, oder verschwinden. Ab hier läuft die Seite als Basis der Vereinsbetreuung, monatlich kündbar, wie bei jedem anderen Verein auch.
Ein Ordner, den der nächste Vorstand versteht.
In zwei bis vier Jahren wird gewählt. Was der nächste Vorstand vorfindet, entscheidet ihr jetzt. Eine Mappe, digital und auf Papier:
- Registerauszug, Satzung mit Unterschriften, Gründungsprotokoll, Eintragungsmitteilung
- Bescheide des Finanzamts: Steuernummer, Feststellung nach § 60a, später der Freistellungsbescheid
- Versicherungsscheine mit Ansprechpartner und Kündigungsfristen
- Kontodaten, Gläubiger-ID, Vollmachten; wer Zugriff hat, steht dabei
- Zugänge zu Domain, Website, E-Mail-Postfächern, Registerportal, ELSTER, immer bei zwei Personen
- Mitgliederliste und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verträge: Raum, Versicherung, Website, Bank, mit Laufzeit und Kündigungsfrist
- Ein Kalender mit den festen Terminen: Mitgliederversammlung, Kassenprüfung, Steuererklärung, Vorstandswahl
Die erste ordentliche Mitgliederversammlung kommt innerhalb der Frist, die eure Satzung nennt, meist im ersten Quartal des Folgejahres, mit Kassenbericht und Kassenprüfung. Wie die läuft, steht im Beitrag zur Kassenprüfung.
Zur Zeit nach der Eintragung.
Wann kommt der Freistellungsbescheid?
Müssen wir uns ins Transparenzregister eintragen?
Brauchen wir eine Steuernummer, auch ohne Gemeinnützigkeit?
Muss die Satzung auf die Website?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Eingetragen.
Die Seite kann bleiben.
Aus der Vorhabenseite wird die Vereinsseite: Satzung, Beitritt, Vorstand, Termine. Ab hier als Basis der Betreuung, monatlich kündbar. Oder ihr redet erst mal mit uns.
Die Vorhabenseite ansehen →Oder erst mal reden: 20 Minuten am Telefon, kostenlos.