Die Gründungsversammlung:
ein Abend, vier Beschlüsse, sieben Unterschriften.
Der Abend, an dem der Verein entsteht, ist keine Feier und keine Diskussionsrunde. Er ist ein Protokoll, das das Amtsgericht später liest. Was vorher erledigt sein muss, wie die Tagesordnung aussieht, was ins Protokoll gehört, und welche vier Fehler eine zweite Versammlung kosten.
An diesem Abend entsteht der Verein: Ihr beschließt die Satzung, wählt den Vorstand, haltet beides im Protokoll fest, und mindestens sieben Personen unterschreiben die Satzung mit Datum. Protokoll und unterschriebene Satzung gehen mit der Anmeldung zum Amtsgericht. Alles, was hier fehlt, kostet eine zweite Versammlung.
Das Protokoll ist die Geburtsurkunde. Der Rechtspfleger liest nur sie.
Was vor dem Abend erledigt sein muss.
- Die Satzung ist fertig, vom Finanzamt vorgeprüft, und alle haben sie seit mindestens einer Woche. Am Abend wird abgestimmt, nicht formuliert.
- Die Kandidaten für den Vorstand haben zugesagt, mit vollem Namen, Geburtsdatum und Anschrift, wie das Register sie braucht.
- Jemand leitet die Versammlung, jemand anderes schreibt das Protokoll. Beide wissen es vorher.
- Ausgedruckt: die Satzung zweimal (ein Exemplar zum Unterschreiben, eines zum Mitlesen), eine Anwesenheitsliste mit Spalte für Unterschrift, Beitrittserklärungen für alle, die Mitglied werden wollen.
- Der Raum ist gebucht, die Einladung ging an alle Interessenten mit Ort, Zeit, Tagesordnung und Satzungsentwurf. Für die Gründung gibt es keine gesetzliche Frist, zwei Wochen sind anständig.
Die Einladung ist noch keine Vereinseinladung, die Satzung gilt ja noch nicht. Trotzdem: Wer später behauptet, er sei nicht eingeladen gewesen, ist ein Ärgernis. Schriftlich einladen, Empfänger aufheben.
Acht Punkte, in dieser Reihenfolge.
- Eröffnung, Versammlungsleitung, Protokollführung
Die Initiative eröffnet, die Anwesenden bestimmen Leitung und Protokoll. Anwesenheitsliste geht herum.
- Das Vorhaben
Fünf Minuten, was ihr wollt und warum ein Verein. Nicht länger, das war der Infoabend.
- Beratung der Satzung
Paragraf für Paragraf aufrufen, Fragen beantworten, kleine Änderungen sofort abstimmen und im Protokoll festhalten. Große Änderungen: vertagen, sonst gilt die Vorprüfung des Finanzamts nicht mehr.
- Beschluss über die Gründung und die Satzung
Zwei Abstimmungen oder eine: „Die Anwesenden beschließen die Gründung des Vereins X mit der vorliegenden Satzung.“ Ergebnis mit Zahlen protokollieren: Ja, Nein, Enthaltungen.
- Wahl des Vorstands
Jedes Amt einzeln, jede Person einzeln, jede nimmt die Wahl ausdrücklich an. „Einstimmig gewählt, Wahl angenommen“ reicht als Formel. Das Register verlangt genau diese Angaben.
- Wahl der Kassenprüfer
Wenn die Satzung sie vorsieht. Zwei Personen, die nicht im Vorstand sind.
- Beschlüsse für den Start
Beitragsordnung (Höhe, Fälligkeit, ab Eintragung), Auftrag an den Vorstand zur Anmeldung beim Amtsgericht und zum Antrag beim Finanzamt, Ermächtigung für redaktionelle Änderungen auf Verlangen von Gericht oder Finanzamt.
- Unterschriften
Mindestens sieben Anwesende unterschreiben die Satzung, mit Ort und Datum. Alle anderen unterschreiben Beitrittserklärungen. Leitung und Protokollführung unterschreiben das Protokoll.
Die Urkunde, die das Gericht sehen will.
Wortlaut · § 59 Abs. 2 und 3 BGB(2) Der Anmeldung sind Abschriften der Satzung und der Urkunden über die Bestellung des Vorstands beizufügen. (3) Die Satzung soll von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet sein und die Angabe des Tages der Errichtung enthalten.
§ 59 Abs. 2 und 3 BGB bei gesetze-im-internet.de
Die „Urkunde über die Bestellung des Vorstands“ ist euer Protokoll. Es muss enthalten:
- Ort, Datum, Beginn und Ende
- Versammlungsleitung und Protokollführung mit Namen
- Zahl der Anwesenden, die Anwesenheitsliste als Anlage
- Den Beschluss über Gründung und Satzung mit Abstimmungsergebnis
- Die Wahl jedes Vorstandsmitglieds: Amt, vollständiger Name, Geburtsdatum, Wohnort, Ergebnis, Annahme der Wahl
- Die weiteren Beschlüsse mit Ergebnis
- Unterschriften von Leitung und Protokollführung
Das Register selbst nimmt nur wenig auf, § 64 BGB: Name, Sitz, Tag der Errichtung, die Vorstandsmitglieder und ihre Vertretungsmacht. Aber der Rechtspfleger prüft, ob der Weg dahin stimmt, und der steht im Protokoll. Ein Protokoll, in dem „der Vorstand wurde gewählt“ steht, ohne Namen und ohne Annahme, geht zurück.
Was eine zweite Versammlung kostet.
Satzung ohne Datum
Der „Tag der Errichtung“ ist der Tag der Versammlung. Er steht über den Unterschriften. Fehlt er, fragt das Gericht nach, und dann müssen sieben Leute noch einmal unterschreiben.
Wahl im Block
„Der Vorstand wurde einstimmig gewählt“ ohne Einzelnennung und ohne Annahme. Das Register braucht je Person Amt, Name, Ergebnis und Annahme. Wer nicht anwesend war, nimmt schriftlich an, das Schreiben kommt ans Protokoll.
Satzung nach dem Abend geändert
Das Gericht beanstandet, jemand ändert den Text, der Notar reicht ein. Das ist keine beschlossene Satzung mehr. Entweder neue Versammlung, oder der Vorstand hat am Abend die Ermächtigung für redaktionelle Änderungen bekommen, siehe Punkt 7.
Protokoll ohne Unterschrift
Ein Protokoll, das niemand unterschrieben hat, ist ein Gedächtnisstück. Leitung und Protokollführung unterschreiben am Abend, nicht nächste Woche.
Zur Gründungsversammlung.
Wie viele müssen kommen?
Können wir online gründen?
Muss ein Notar dabei sein?
Was ist mit Leuten, die Mitglied werden wollen, aber nicht unterschreiben?
Dürfen wir am Abend schon Beiträge kassieren?
Hinweis: Wir bauen und betreuen Vereinswebsites, wir sind keine Rechtsanwälte und keine Steuerberater. Die Gesetzesstellen sind wörtlich zitiert und verlinkt, alles andere sind Erfahrungen aus der Vereinsbetreuung. Für euren Fall fragt bitte das Amtsgericht, das Finanzamt, einen Notar oder eine Beratungsstelle für Vereine, zum Beispiel beim Landessportbund oder der Freiwilligenagentur.
Das könnte euch auch helfen.
Der Termin steht.
Wissen es alle?
Die Vorhabenseite zeigt den Termin der Gründungsversammlung, den Satzungsentwurf und den Zähler. Wer sich einträgt, bekommt die Einladung. Kostenlos, bis ihr eingetragen seid.
Die Vorhabenseite ansehen →Oder erst mal reden: 20 Minuten am Telefon, kostenlos.